Nos últimos dias tenho andado a trocar alguns mails com uma leitora que pediu apoio na elaboração do Manual da Qualidade. Porque estamos a falar de Organizações e nomes concretos não vou divulgar detalhes.
De qualquer forma, após várias trocas de ideias, colocou-me mais uma questão que penso possa interessar a outros leitores. Por isso vou tratá-la aqui. A questão era a seguinte:
Para elaborar um procedimento sobre o cumprimento das normas da qualidade, como o faço? Faço relativamente aos requisitos da qualidade para o produto?ou para a organização?
Comecemos pelo principio; As Normas relativas a Sistemas de Gestão da Qualidade, como o próprio nome diz referem-se à gestão da Organização.
Por isso a primeira resposta é: os Procedimentos são relativos à Organização, se quisermos referem-se às metodologias usadas pela Organização para planear, executar, controlar e melhorar as suas actividades. Claro que o acabei de dizer inclui temas relacionados com a gestão e temas relacionados com a operação, sendo que os segundos, incluem metodologias relativas ao cumprimento dos requisitos do produto.
Quando as Organizações querem implementar um sistema de gestão da Qualidade devem cumprir com todas as Clausulas das referidas Normas nomeadamente no que se refere à definição de Procedimentos.
Como já referi noutros artigos, ao dia de hoje, não e necessário escrever procedimentos para todas as clausulas. O que a Organização tem que conseguir fazer é cumprir com as clausulas.
Verdade, que muitas Organizações utilizam os Procedimentos escritos como uma ferramenta para definir regras e por isso escrevem procedimentos para quase todas as clausulas. Mas, quero deixar claro que não é obrigatório. Tudo depende, do estádio de desenvolvimento em que a Organização se encontra, conforme dito na sub-clausula 4.2.1 - requisitos da documentação da Norma NP EN ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos.
Para quem não conheça a Norma, a primeira coisa a fazer é consultá-la, lê-la e interpretá-la. A própria Norma diz-nos quais são os Procedimentos que obrigatoriamente tem que estar escritos.
Na Nota 1 da sub-clausula 4.2.1 diz " Onde aparecer o termo "Procedimento Documentado" nesta Norma, quer-se dizer que o procedimento está estabelecido, documentado, implementado e mantido"
Se consultar a Norma do ponto 4 ao 8 (clausulas a implementar) vai encontrar a expressão referida para seis temas:
- 4.2.3 - Controlo dos documentos - a expressão aparece logo no 2º parágrafo;
- 4.2.4 - Controlo dos registos - a expressão aparece a seguir ao primeiro ponto final;
- 8.2.2 - Auditoria Interna - a expressão aparece no final do 4º parágrafo;
- 8.3 - Controlo do produto Não Conforme - a expressão aparece no final do último parágrafo
- 8.5.2 - Acções Correctivas - a expressão aparece no 2º parágrafo
- 8.5.3 - Acções Preventivas - a expressão aparece no 2º parágrafo.
Pelo menos para estes seis temas, devem existir procedimentos escritos. Para os restantes é a Organização que decide se pretende ou não escrever.
A título de Exemplo, é necessário escrever um procedimento relativo à gestão da formação?
Pois depende da Organização. Ela tem que cumprir com a clausula 6.2 - Recursos Humanos. Se escreve Procedimento ou não, a opção é sua.
Trabalho com muitas empresas que escrevem.
Mas tenho uma que não escreveu. É uma empresa com uma só pessoa. Ela cumpre com a clausula e sabe como deve fazê-lo. Não existem dúvidas na forma de realizar porque é só uma pessoa. Por isso ela não tem procedimento escrito.
Um procedimento escrito é a descrição de uma metodologia. É uma ferramenta de comunicação e formação. Pode e deve ser escrito sempre que possam surgir dúvidas na realização da mesma. Caso contrário, não faz sentido. Claro que se exceptuam os que a Norma Obriga e que já referi atrás.
Já me debruçarei de seguida, sobre a forma de escrever o procedimento.
