Como Envolver os Colaboradores na Auditoria da Qualidade Interna?

Nota prévia: este texto é sobre auditoria interna (também designada auditoria de 1ª parte). Algumas das situações referidas não se aplicam em outros tipos de auditorias nomeadamente auditorias de 3ª parte.

Auditar é uma atividade dispendiosa para as organizações e só faz sentido se conseguirmos concretizar todas as oportunidades de melhoria que as auditorias proporcionam. 

Para o conseguir é preciso obter a cooperação voluntária de todos os entrevistados(numa linguagem mais conhecida mas menos exata; os auditados). Como se motivam para isso? 

Como deve calcular, não existem receitas milagrosas! Mas é do conhecimento comum que qualquer um de nós colabora com empenho e dedicação em tudo aquilo que consideramos nosso, ou em tudo aquilo de que sentimos fazer parte. 

 As pessoas entrevistadas têm reações tão diferentes como medo, timidez, à vontade, ou mesmo a necessidade absoluta de querer mostrar o que sabe. Ou, que não sabe mas pensa saber. 

O auditor deve ter a capacidade de entender estas posturas, agir de forma a obter a cooperação e o à vontade do entrevistado e saber filtrar destas situações aquilo que de facto é relevante. Na condução das auditorias internas adoto algumas medidas que normalmente funcionam e levam o entrevistado a sentir-se parte da auditoria, nomeadamente;

- ter o cuidado de cumprimentar todos os colaboradores existentes, com a mesma intensidade e atenção. Todos precisam sentir que fazem parte deste processo (não é só o chefe da área!) e que são uma “peça” importante no conjunto;

 - fazer uma explicação do que vamos fazer antes de avançar para as perguntas; 

 - explicar que além de pretendermos verificar a conformidade do sistema, queremos também ouvir as suas opiniões / sugestões sobre a forma de melhorar / simplificar a sua função e consequentemente os procedimentos; 

 - em situação de Não Conformidades explicar aos entrevistados que é importante que conheçam a prática correta a adoptar - aquela que estiver definida no SGQ; 

 - se perante Não Conformidades surgirem duvidas,  assegurar que o entrevistado seja esclarecido; - mas que seja mesmo!!!

Motivação

Cara Lurdes,venho chatear mais uma vez... Bem o curso já acabou e agora é vida real, as expectativas eram muito grandes e quase desvaneceram... Só quase. Estou numa organização onde reinam os velhos hábitos do funcionalismo público, apesar de já não ser, os processos e procedimentos estão elaborados... até dá gosto de ver, mas na prática, absolutamente nada acontece, a minha chefe está esgotada e frustrada e vê-se muita desmotivação e desdém acerca da implementação do sistema. Não sei muito bem por onde começar. Vou tentar a área dos recursos humanos, pois é fulcral o envolvimento de todos. Seu que não há pó mágico, nem receitas milagrosas, mas umas palavrinhas suas dão sempre um reforço positivo. Alguma sugestão? São todas bem vidas.Beijos grandes e muito sucesso

.

Olá linda,

.

Não me chateia nada. Gosto de saber noticias das pessoas com quem me cruzo.

.

Pois é... como se costuma dizer, nós só somos necessários porque existem coisas para fazer. Claro que por vezes gostaríamos de ocupar o nosso tempo a fazer coisas mais interessantes do que lutar contra "velhos hábitos"... Infelizmente isso também faz parte da nossa função. E é uma actividade absolutamente necessária.

.

Como sabe muitas organizações ainda não olham para a qualidade como sendo o "retrato" do seu dia a dia. Olham para ela como um certificado que pretendem ter afixado na parede, uma bandeira que querem expor ao publico,... Muitas vezes até pensam que isso é algo que se obtém como ir tirar um certificado às finanças a uma qualquer conservatória. É só pedir o certificado, pagar a taxa e já está.

.

Nestas circunstâncias a primeira dificuldade é mudar este pensamento. Primeiro em quem dirige a organização e depois a todos os outros.

.

E essa tarefa não é simples. Nem pouco mais ou menos.

.

Esta mudança de pensamento exige acção e acima de tudo exige que os "modificados" mudem mesmo! Mudem a forma de agir, as regras da organização, a forma como avaliam, a forma como tratam os clientes, a própria estrutura da organização,... e mudar é uma das coisas mais complicadas... antes de mais porque é necessário que o próprio tenha noção da necessidade e queira.

.

Como dizia no texto anterior, uma coisa muito importante é demonstrar quais os ganhos que decorrem da implementação do sistema de gestão da qualidade.

.

Para isso pode seguir algumas das sugestões do texto anterior. Espero que obtenha resultados.

.

Mas se ainda assim não conseguir,... não desanime. Os profissionais desta área precisam ter sempre SERENIDADE para aceitar as coisas que não pode mudar, CORAGEM para mudar aquilo que é capaz e SABEDORIA para ver a diferença.

.

Caso contrário,... correm o risco de ter muitas depressões. E nada justifica isso.

.

Por isso, faça o seu melhor em todas as circunstâncias, mas saiba ver a diferença!.

.

Beijos e té sempre