Ainda assim nem sempre é bem interpretada… Por vezes a Revisão do Sistema é confundida com revisão do sistema documental (Manual da Qualidade, Procedimentos, Politica, etc.). De facto, é verdade que a maioria das vezes a Revisão do Sistema implica revisão de alguns documentos. Mas isso é uma consequência.
A cláusula começa por clarificar que cabe à gestão de topo proceder à revisão pela gestão. Proceder, não é assegurar que alguém procede! digo eu :)
Rever o Sistema significa que, em datas planeadas, os gestores das Organizações se reúnem com o propósito de analisar o estado de saúde do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Se quisermos o seu desenvolvimento. Essa análise pode incidir sobre todos os temas que a Organização considerar mas, deve analisar no mínimo os temas referidos em "Entradas..."
A informação sobre estes temas deve ser sistematicamente compilada de forma que à data da reunião exista de forma a ser facilmente analisável. Não é boa prática levar para a reunião a pasta das auditorias ou de qualquer outro tema. Ou melhor não é boa prática levá-la sem levar o tratamento respectivo.
A informação recolhida pode (e na minha opinião deve!) incluir os seguintes detalhes
a) o estado das ações resultantes das anteriores revisões pela gestão;
Seguimento de acções resultantes de revisões anteriores Fazer ponto da situação sobre acções que tenham tido origem na revisão anterior: foram ou não implementadas, resultaram ou não, ...
b) alterações em questões externas e internas que são relevantes para o sistema de gestão da qualidade;
Referir se existiram alterações às questões internas e externas identificadas, quais foram e quais as implicações dessas alterações.
c) informações quanto ao desempenho e à eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo tendências
relativas a:
1) satisfação do cliente e retorno de informação de partes interessadas relevantes;
Retorno da informação do cliente e outras partes interessadas: Dados sobre insatisfação – reclamações e dados sobre outro tipo de informação – questionários ou outros. Análise relativa a quantidade, motivos, evolução no tempo, prazos de respostas de fecho das reclamações, etc.
Dados referentes ao retorno das partes interessadas, por exemplo referentes à perceção da satisfação dos trabalhadores ou outras,...
2) medida em que os objetivos da qualidade foram cumpridos;
Referir se os objetivos foram ou não atingidos. Para os não atingidos analisar causas.
3) desempenho dos processos e conformidade dos produtos e serviços;
Desempenho dos processos e conformidade do produto - no mínimo dados relativos à medição e monitorização dos processos (indicadores e sua evolução) e dados relativos às Não Conformidades do produto/serviço
4) não conformidades e ações corretivas;
· Não Conformidades e acções correctivas - Evolução das Não Conformidades e Acções Correctivas: estado do seguimento, quantidade abertas, fechadas, tempo de resolução, motivos mais comuns, reincidências, acções de melhoria desenvolvidas, etc.
5) resultados de monitorização e medição;
Outros resultados de monitorização e medição não referidos em outros pontos.
6) resultados das auditorias;
Resultados de Auditorias: % de cumprimento do Plano de Auditorias, Número de Não Conformidades, Motivos das Não Conformidades, Não Conformidades Repetidas, Prazos de resposta a auditorias, Eficiência no fecho das Não Conformidades de Auditorias.
7) desempenho de fornecedores externos;
referir resultados da avaliação de fornecedores e medidas tomadas nessa sequência
d) a adequação dos recursos;
Analisar se os recursos usados no período a que a revisão respeita forma ou não os adequados e porquê.
e) a eficácia das ações empreendidas para tratar os riscos e as oportunidades;
Referir se as ações empreendidas para tratar riscos e oportunidades foram (ou não) eficazes. Referi o que foi feito em caso de ineficácia.
f) oportunidades de melhoria.
Recomendações que se pretendam deixar para melhorar o SGQ.
Com base nos elementos anteriormente referidos deve ser feita uma análise profunda de forma a identificar se o Sistema de Gestão da Qualidade está a dar os resultados pretendidos.
De acordo com a Cláusula cabe à gestão de topo proceder a estas revisão (análise profunda).
Com base na análise feita devem ser tomadas decisões que permitam a definição de um Plano de ações a implementar no período seguinte com vista a melhorar o SGQ.
É comum que participem desta revisão a gestão de topo, a gestão da qualidade e os Gestores dos processos.
É uma boa prática que esta reunião seja fotografada e a fotografia deve ser analisada na próxima revisão do sistema. Claro que a fotografia é figurada. O que pretendo dizer é que desta reunião deve ser realizada uma ata que testemunhe o evento e assegure o seguimento das decisões tomadas. Redija a ata referindo, no minimo, todos os temas que obrigatoriamente devem ser analisados.
É que… como sabe em Qualidade não é suficiente dizer que fez, tem que provar que fez!
Penso que facilmente se entende que este acto, se realizado com rigor, contribui de forma significativa para a melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade.
Nota: artigo atualizado para a versão 2015.
