Traduzir Qualidade em €

Uma das maiores dificuldades no que se refere à Gestão da Qualidade é demonstrar à Gestão de Topo as vantagens da implementação do Sistema.

Qualquer Gestor da Qualidade pode demonstrar com relativa facilidade que existem menos Não Conformidades, que existem menos reclamações e por aí fora. E qualquer Gestor de Topo que se preze fica satisfeito por saber isso, só que … não lhe chega.

Por isso o ideal é que o responsável da Qualidade consiga transformar essa informação em €. Assim os Custos da Qualidade ficam “preto no branco”.

Esta expressão – Custos da Qualidade - é um pouco discutível mas, ainda assim, é a normalmente usada para definir metodologias que permitam apurar:

- quanto custa fazer bem(Conformidade);
- quanto custa fazer mal (a Não Conformidade)

Podemos encontrar uma das primeiras referências aos Custos da Qualidade no livro Quality Control Handbook de Joseph Juran publicado pela primeira vez em 1951.

Estes custos são classificados de várias formas consoante os autores mas as mais comuns são:

Custos da Conformidade e Custos da Não Conformidade
e
Custos de Prevenção, Avaliação e Falhas.

É esta última que se encontra na Norma Portuguesa NP 4239: 1994 – Bases para a Quantificação dos Custos da Qualidade.

Esta Norma detalha quais os custos que entram em cada categoria(Prevenção, Avaliação e Falhas) e refere algumas recomendações que podem ajudar a credibilizar a implementação de um Sistema de Apuramento de Custos da Qualidade.

A implementação de um Sistema de Custos da Qualidade tem, entre outras, as seguintes vantagens:

- São um indicador da reserva de rentabilidade da empresa (diminuem custos investindo na prevenção;

- Identifica actividades a serem melhoradas;
- Evidencia evolução das melhorias;
- Traduz qualidade em €.

E… € é uma linguagem de compreensão muito fácil!

A importância da linguagem simples

Conta-se que Bocage, ao chegar a casa um certo dia, ouviu um barulho estranho vindo do quintal.

Chegando lá, constatou que um ladrão tentava levar os seus patos de criação.

Aproximou-se vagarosamente do indivíduo e, surpreendendo-o ao tentar pular o muro com os seus amados patos, disse-lhe:

Oh, bucéfalo anacrónico! Não te interpelo pelo valor intrínseco dos bípedes palmípedes, mas sim pelo acto vil e sorrateiro de profanares o recôndito da minha habitação, levando meus ovíparos à sorrelfa e à socapa. Se fazes isso por necessidade, transijo... mas se é para zombares da minha elevada prosopopeia de cidadão digno e honrado, dar-te-ei com a minha bengala fosfórica bem no alto da tua sinagoga, e o farei com tal ímpeto que te reduzirei à quinquagésima potência que o vulgo denomina nada.

E o ladrão, confuso, diz:

- Doutor, afinal levo ou deixo os patos?

Por muito que tentasse, eu não saberia passar a mensagem de forma tão elucidativa...

Esta vida...

Esta vida de marinheiro…. Ah!... desculpem! Pretendia dizer de Gestora da Qualidade… não sei se é no mesmo tom… mas isso também não importa.

Porque será que aquilo que escrevi no artigo anterior não é claro para toda a gente? Porque será que os donos dos vários processos sempre insistem em separar claramente as coisas? Porque será que não conseguem interpretar que essa coisa da Qualidade, que eles apelidam de complicada, nada mais é que o seu dia a dia? 

Ainda não encontrei a resposta total. Envolvimento, motivação, formação? Todas?

Sim, ajuda muito. Mas… ainda assim… 

Há dias, quando tentava dizer algo idêntico ao que referi no artigo anterior, uma das pessoas que estava comigo questionava: Mas será que a minha empresa é a única onde isso não é assim? E logo outra acrescentava: ou será que existe alguma onde seja? 

Não, não se sinta mal, ainda existem muitas empresas onde a separação entre Sistema de Gestão e Sistema de Gestão da Qualidade é total. 

E também não sejamos tão incrédulos: felizmente também existem empresas que entendem o Sistema de Gestão como um todo e por isso não tem (ou melhor não separam!) o Sistema de Gestão da Qualidade. Há de tudo! 

Os níveis de evolução são muitos. E estou convencida que continuaram a ser por mais algum tempo. 

Na minha perspectiva isto é uma questão histórica. 

Durante muitos anos a Qualidade focou-se na inspecção de produtos. O próprio título da Norma ISO 9001 incluía a palavra Garantia e não Gestão. 

Estas coisas não se mudam por decreto. Não basta ter mudado o título da Norma e o seu conteúdo. Não basta que esteja novamente em revisão, é necessário tempo de adaptação. Isso foi e continua a ser muito importante, mas… São necessárias caros colegas da luta, capacidade de influenciar, de motivar, de formar e informar e acima de tudo muita, muita persistência. 

Esta vida de gestor da qualidade… é um desafio constante! Mesmo!

O Sistema de Gestão da Qualidade não existe!

Ah… não se assuste! Já explico o que pretendo dizer.

Os Sistemas de Gestão da Qualidade baseiam-se nos oito princípios da Qualidade. Ou pelo menos é o que se pretende. Esses princípios para os leitores que não conheçam a temática são: liderança, focalização no cliente, abordagem por processos, relações mutuamente benéficas com fornecedores, envolvimento das pessoas, abordagem da gestão como um sistema, decisões baseadas em factos e melhoria continua.

Não serão estes princípios absolutamente fundamentais para gerir uma qualquer organização, seja ela pública ou privada? É o que me parece!

Mas para ser mais concreta, analisemos, por exemplo Gestão por Processos. O que significa este principio? Basicamente que a Organização deve identificar os seus processos relevantes e deve geri-los como tal. De forma ainda mais simples isso quer dizer que a Organização deve identificar quais os conjuntos de actividades mais importantes para o seu negócio, quais as ligações que existem entre esses conjuntos dedicar-lhe especial atenção. Entenda-se por mais atenção; definir uma plano de objectivos, definir recursos e meios necessários para os atingir, definir formas de verificar/acompanhar a realização desses objectivos, etc.

Na linguagem da Qualidade estamos a falar de identificar processos e suas interacções e de lhe aplicar um ciclo PDCA (iniciais de Plan, Do, Check, Act).

Nas das Organizações… que lhe parece? O que fazem os gestores, quando definem um Plano de Objectivos para a sua Organização e quando desenvolvem as medidas necessárias para os atingir? O que fazem quando verificam/seguem em periodicidades predefinidas se esse o plano traçado vai ou não no bom caminho? O que fazem quando, perante a constatação de desvios redefinem medidas?

Eu não sou de gestão, mas acho que estão a gerir a Organização. E também acho que este seguimento é absolutamente necessário para a sobrevivência das Organizações. Não importa se lhe chamam PDCA ou não. Importa que é necessário para o sucesso da Organização.

E se quisermos passar a outro princípio, a conclusão vai repetir-se. O que fazem os gestores quando utilizam a liderança para motivar e influenciar os seus colaboradores? O que fazem os Gestores quando focam a todas as suas atenções no seu cliente? Deixe-me adivinhar… gerem a Organização. E… se não o fizerem assim… os resultados podem não ser os esperados.

Então, porque temos o Sistema de Gestão da Qualidade e o Sistema de Gestão da Organização? Para quê? Porquê?

O Sistema de Gestão da Qualidade faz parte integrante do Sistema de Gestão da Organização, se quisermos ir mais longe, não existe um e outro. Existe um Sistema de Gestão, que entre outras coisas considera a análise dos resultados no que se refere ao desempenho qualitativo da Organização.

Teríamos todos tanto a ganhar se conseguíssemos entender isto como um todo e não como coisas à parte!

Acções Correctivas

Sim eu sei, caro leitor… a frequência com que escrevo deixa muito a desejar… mas…

As minhas desculpas!

Desculpas à parte hoje vamos às Acções Correctivas. Terminei agora mesmo uma sessão de formação onde estivemos a debater o tema e quase sempre acontece o mesmo: quando falamos, parece que todos falamos do mesmo, quando começamos a exemplificar… afinal não.

Falávamos hoje das possíveis origens das Acções Correctivas. Eu referia que as fontes mais comuns de Acções Correctivas são:

- Não Conformidades repetitivas;
- Não conformidades cujo impacto seja muito negativo.

Esclareci que me referia a todo o tipo de Não Conformidades por exemplo reclamações de clientes, Não Conformidades de Auditorias internas ou externas, … etc. No fundo qualquer situação que não corresponda ao especificado (em Normas, procedimentos, legislação aplicável, etc. …)

Então e as outras? Perguntava uma formanda? As que não se repetem, ou não tem impacto muito negativo, não tem acções correctivas? Não se corrigem?

Bom, todas as Não Conformidades devem ser corrigidas. Bem quase todas… A Norma diz que a Não Conformidade deve ser analisada e em função da análise decidir a medida a tomar, que pode ser, e normalmente é a correcção. Mas nem sempre. Pode ser permitida a sua utilização, desde que alguém com poderes para o efeito assim o defina.

Mas por enquanto estamos a falar de correcção.

Acção Correctiva é bastante mais do que isso. Acção Correctiva significa ir à origem do problema e resolver as causas para que o mesmo não se repita. Corrigir só corrige uma situação em concreto. Abrir e tratar uma Acção correctiva evita que determinada Não Conformidade se repita.

Todas as Não Conformidades devem ser analisadas, nem todas dão origem à abertura de Acções Correctivas. Existem Não Conformidades que são pontuais, cujas causas são automaticamente identificadas e/ou cujo impacto não é relevante. Nesse caso, na minha opinião, não se justifica.

Tal como em muitos outros aspectos, é muito importante que se registem, analisem e tomem medidas em relação a todas as Não Conformidades. Os dados relativos a Não Conformidades devem ser tratados (apuradas quantidades, motivos, repetições, custos, etc.). O resultado desse tratamento permite que a Organização conheça a sua realidade e decida quais as situações que não se podem repetir. Para essas abre Acções Correctivas, ou seja vai atrás das causas.