"Dr.ª Maria de Lurdes Antunes, boa noite.
Antes de mais os meus parabéns pelo seu blog, e por ter a nobre atitude de partilha sobre a sua experiência na área da qualidade. Qualidade nos Seres Humanos cada vez mais rara, de forma gratuita claro. :)
Escrevo para lhe pedir ajuda numa questão, relativamente ao controlo de documentos e registos, na questão da aprovação da documentação, gostaria de substituir a tradicional método de assinatura dos documentos, por um outo sistema, como por exemplo a colocação do documento no servidor da empresa, após aprovação em reunião pela gestão de topo, onde isso fosse evidenciado por exemplo com uma acta de aprovação da documentação.
Tenho duvidas, e gostava da sua opinião e sugestão, para terminar com a questão das assinaturas, se possível, claro!
Grata pela atenção dispensada.
Com os melhores cumprimentos"
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A. F.
Olá Boa tarde,
Bem, este pedido tem umas semanas. Peço desculpa pela demora.
Obrigada pelas suas palavras. Só tento fazer o mesmo que gosto de receber.
Pois quanto à sua questão, sim claro que pode alterar o tradicional método de assinatura dos documentos por qualquer outra forma desde que consiga provar que os documentos foram aprovados por quem tem poderes para o efeito.
Os documentos podem ter vários tipos de suporte - NOTA 3 de 4.2.1 da NP EN ISO 9001:2008 "... a documentação pode ter qualquer formato ou tipo de suporte." , e em consequência a forma de aprovar também pode variar. A título de exemplo pode ser através do próprio software.
O que é conveniente é que esteja referido no procedimento de Controlo de Documentos quais os formatos que se consideram válidos, quem pode fazer o quê(ou seja quem pode elaborar, verificar, aprovar) e como.
Desde que isso esteja claro, a regra é simplificar.
Boa simplificação!
