Questão ou risco ou Oportunidade?

A NP EN ISO 9001 trouxe na sua versão de 2015 algumas cláusulas novas, ou pelo menos com texto totalmente novo. Entre elas encontra-se a 4.1 - Compreender a organização e o seu contexto e 6.1 - Ações para tratar riscos e oportunidades.

Estão em secções diferentes desta Norma, tem finalidades diferentes, são coisas diferentes, se assim não fosse não existiam duas cláusulas.

Em sede de auditoria e também em sede de troca de experiências tenho observado que algumas organizações não fazem nenhuma diferença entre estas duas coisas tratando-as como sendo a mesma.

Vou tentar falar de forma simples de uma e de outra.

Em 4.1 é pedido que façamos a determinação das questões internas e externas (positivas e negativas). O Objetivo é analisar onde está a organização, o que existe (ou se perspetiva que venha a existir) ao redor da organização que pode prejudicar ou beneficiar a organização, por exemplo, afetando a sua capacidade de produzir produtos e serviços conformes, a sua capacidade de cumprir objetivos definidos ou outras capacidades relevantes para o Sistema de Gestão da Qualidade

Está também dentro do ojetivo a analise interna, de forma a identificar o que existe na organização que esta possa aproveitar a seu favor e o que existe na organização que a possa prejudicar. 

É como que tirar "fotografias", bem nítidas, que mostrem o interior e o exterior da Organização.

Com esta foto ficamos a saber quais as forças e fraquezas que tem a nossa organização, quais as oportunidades e as ameaças que existem no exterior da organização. A partir dessa informação temos outras condições para planear o futuro da organização. Talvez por isso o cumprimento desta cláusula seja da máxima importância e deva ser da responsabilidade da Gestão de topo.

Vou exemplificar com uma imagem/empresa fictícia. Obviamente este exemplo, como exemplo que é, é só para uma ou duas questões. 

Vamos partir do princípio que na imagem a organização que vamos analisar é aquela que tem um "A" e que as organizações ao lado oferecem o mesmo tipo de produtos e serviços.

Para determinar as questões externas observamos a "fotografia". Neste caso, a título de exemplo podemos determinar as seguintes questões:

- concorrência

- boas acessibilidades 

- um único cliente (o que está na imagem à direita)

- muita vegetação

- clima quente

- ...

e poderíamos continuar com base naquilo que conseguimos observar/percecionar no momento em que determinamos as questões.

Para determinar as questões internas o exercício é o mesmo só que para o interior da organização. Tendo em conta que desenho muito bem :) não vou desenhar para a parte interna... mas poderei por exemplo observar na "foto" que a maquinaria está muito desatualizada e/ou que os colaboradores são altamente qualificados.

Depois de determinadas as questões é importante que se vá monitorizando a sua a sua evolução, pois aquilo que é uma questão no momento "A" pode já não ser no momento "B".

Outra coisa relacionada com esta, mas que não é a mesma, é a determinação dos riscos e oportunidades que a NP EN ISO 9001 refere em 6.1.

Então, os riscos e as oportunidades é tudo aquilo que  pode acontecer porque certos elementos(questões) estão na fotografia.

Por exemplo, uma das questões existente na fotografia é concorrência. Na sequência dessa concorrência surgem vários riscos para a organização como por exemplo;

- perder clientes

- baixar margem

- perder colaboradores,

- ...

Ou questão é muita vegetação. Na sequência dessa questão (muita vegetação) surgem riscos e oportunidades para a organização como por exemplo;

- incêndio 

- alergias (dependendo do tipo de vegetação)

mas também a oportunidade de explorar alguma atividade na área do lazer.

É a própria NP EN ISO 9001 que deixa claro que " a organização deve considerar as questões referidas em 4.1 e os requisitos mencionados em 4.2 e determinar os riscos e as oportunidades que devem ser tratados..."

Duas coisas diferentes.

Também gostaria de realçar; "determinar os riscos e as oportunidades que devem ser tratados." 

De alguma forma, a decidir por si, a organização precisa definir quais os riscos e oportunidades a serem tratados. Mais à frente  refere que para os mesmos "a organização deve planear:

a) ações para tratar riscos e oportunidades

... "

Enquanto as questões são atividades ao nível da Gestão de topo, já é mais comum que os riscos sejam determinados e tratados a níveis mais operacionais.

Este pode ser um trabalho de grande dimensão mas na minha opinião um trabalho muito importante, pois o resultado permite que a Organização planeie  o seu SGQ de forma mais realista a todos os níveis.

A boa notícia é que este trabalho tem uma maior dimensão quando se faz a primeira vez mas depois disso é monitorizar, tomando ações quando necessário.

Claro que se levanta a questão se é ou não cm informação documentada mas sobre isso já falei.  Não, não é o obrigatório. Posso até admitir que existam situações em que o "Pensamento Baseado em Risco" pode ser possível de evidenciar sem informação documentada. Mas sinceramente penso que não serão muitas.

Digo eu, que tenho a mania de dizer coisas!

Decisões...

Porto Alegre, 17 de setembro 2009

Bom dia, MARIA DE LURDES ANTUNES
Bem vou me apresentar, me chamo Fabricio de souza avila tenho 36 anos, sou farmaceutico e pós graduando em MBA em gestão industrial farmaceutica, trabalho a 7 anos em industria de medicamentos onde assumi quando me formei e já trabalhei em 3 empresas de diferentes tecnologias de produção. Sai de uma para assumir um cargo superior em outra com outro desafio. Hoje com varios cursos na area todos no brasil. Sinto que o mercado possui uma falta muito grande de profissionais com conhecimento técnico especifico, em meu curso de pós comentei com um professor com vasta esperiência, de minha frustação referente a minha atividade e minha remuneração no mercado do Rio Grande do Sul, ele foi claro "porque não procuras um voo solo" eu se soubesse antes já teria o feito a muitos anos hoje é só o que faço e não me arrependo. Claro, sinto falta de conhecimento mas nada que não posso ser adquirido como um curso de AUDITOR LIDER ISO 9000/08 para trabalhar com qualidade ou outro que seja adequado, mas sem esquecer que esse tipo de prestação de serviço não cai no colo não basta fazer o curso estudar varios assuntoa e achar que vai ser tudo fácil. Gotaria que a senhora me ofertasse com sua opinião a respeito de minhas poucas palavras afim de que eu possa de alguma forma fazer uma analise e tomar a melhor decisão possível.
Agradeço a atenção dedicada a mim,e fiquei satisfeito ao procurar na internet mais informações no assunto e lhe encontrar para trocarmos experiencias, fico a disposição para quaisquer coisa que possa ser util.


Atenciosamente;

Fabricio,

.

Antes de mais peço desculpa, mas o seu mail estava na minha caixa de SPAM... por isso não tinha visto.

.

Estou a ficar um pouco vaidosa... ,parece que ultimamente recebo muitos pedidos de aconselhamento...

.

Infelizmente nem sempre tenho muito para dar... Mas, quem dá o que tem a mais não é obrigado.

.

Não sei muito bem o que quer dizer a expressão "um voo solo". Suponho que seja trabalhar por conta própria, aquilo que normalmente designamos de Profissional Liberal. Vou partir do principio que é isso.

.

Toda a minha vida trabalhei por conta de outro. Fazia já algum tempo que trabalhava por conta de outro e em simultâneo como Profissionalmente Liberal. No ultimo ano decidi arriscar e passar a trabalhar exclusivamente como Profissional Liberal.

.

Algumas das pessoas que conheço tentaram dizer-me que estava a correr demasiados riscos. Estava a deixar algo seguro e aos olhos dos outros muito bom, por algo incerto. Mas eu queria correr esse risco. Acima de tudo queria fazer aquilo que gostava. E isso era a minha única motivação. Ou pelo menos a principal.

.

Passado este tempo penso poder dizer algumas coisas com mais certezas:

• Tenho vivido dias fantásticos. Fazer aquilo que realmente gosto, deixa-me muito feliz. Dá vontade de acordar a cada dia, se é que me faço entender...
• Só consigo fazer este trabalho porque porque estive numa organização muitos anos. Se soubesse só teoria,... isto não ia ser fácil...
• Horários e férias, não podem ser planeados. Temos que aprender a usufruir do tempo, quando é possível;
• Não menos importante são as dúvidas :)... Sim não se ria! Uma das certezas que tenho é que todos os dias tenho dúvidas. Acima de tudo dúvidas sobre o futuro. O facto de até à data ter tido muito trabalho não quer dizer que tenha sempre. É um bom presságio mas não é uma certeza;
• e pior ainda,... ter muito trabalho, não significa obrigatoriamente dinheiro. diz-se na minha terra que "pagar e morrer é a ultima coisa a fazer"... Felizmente não são muitas mas algumas organizações seguem este principio..

MAs se tiver que responder à pergunta: voltaria a tomar a mesma decisão sabendo o que sabe hoje?

- Sim tomaria. O risco foi de facto grande e continua a existir. Mas ainda assim repetiria!

Estou feliz com o que faço. Sinto-me realizada, normalmente sou eu que decido como fazer as coisas e de vez em quando ainda tenho algum tempo para mim.

Mais do que isto,... não lhe sei dizer. Espero que o "meu caso" o ajude a decidir

Felicidades e até sempre.