mais um evento interessante

O meu silêncio relativamente à NP EN ISO 9001:2008

Tenho dado comigo a pensar que ainda não escrevi, neste espaço, uma única linha sobre a recente alteração da NP EN ISO 9001.

Pode até parecer estranho. Ou talvez não, pelo menos para quem me conhece de perto...

Como se sabe, as alterações ora introduzidas, tinham como principais objectivos:

• melhorar a compreensão de textos e objectivar alguns requisitos;
• facilitar a utilização;
• melhorar a compatibilidade com outras normas nomeadamente a ISO 14001

Nesse sentido só foram introduzidas alterações que:

• não impliquem modificações (ou que impliquem modificações mínimas) nos documentos e registos;
• não impliquem modificações (ou que impliquem modificações mínimas) ao nível dos processos definidos pela organização;
• que não impliquem necessidades adicionais de formação (ou que implique necessidade reduzida)
• que não tenham implicações sobre as certificações actuais

ou seja, foram introduzidas alterações que vão ter poucas implicações/alterações no dia a dia das Organizações. Estamos a falar essencialmente de clarificação da linguagem, não tendo sido introduzidas clausulas novas.

Se a sua organização, estava a fazer a interpretação das claúsulas pelo mínimo dos mínimos, é provável, que precise proceder a algumas alterações.

Mas se a sua organização estava a fazer uma interpretação tentando exceder a média, é bem provável que não precise de fazer alterações para além de algumas palavras.

A título de exemplo na claúsula 4.1 foi substituída a palavra identificar por determinar na alínea a).

Na alínea e), acrescentou onde aplicável à palavra medir. Penso que o bom senso, já dizia onde aplicável. Verdade que não estava escrito, mas... na minha interpretação era como se estivesse.

No final reformulou a 1ª NOTA e acrescentou mais duas. Na reformulação acrescenta a necessidade de os processos necessários ao sistema de gestão da qualidade incluírem processos para actividades de gestão e de análise e melhoria.

Estou em crer que este é o ponto em que a alteração é mais significativa. Penso que muitas organizações não incluíam processos para a gestão e para a melhoria.

Na segunda NOTA clarifica que um processo subcontratado é aquele que a organização escolhe para ser executado por uma parte externa. Nada de novo. Pelo menos é o que me parece.

Na terceira NOTA refere que o facto da organização decidir subcontratar um determinado processo, não a iliba da responsabilidade sobre o mesmo. Pois Claro! Não estava escrito, mas penso que era óbvio.

Diz também que o controlo a aplicar pode variar em função das circunstâncias. Mais uma vez só clarifica. Penso que também era uma questão de bom senso.

As restantes alterações não fogem muito a este principio. Clarificam linguagem. O anexo NA apresenta uma tabela muito completa onde poderá encontrar todas as alterações.

E existem sempre Empresas de formação a ministrar cursos sobre as alterações. Penso que ainda o façam por mais algum tempo. Amanhã mesmo vou estar a ministrar um. Infelizmente não tive tempo de publicar na oportunidade. Mas hão-de surgir outros.

o exemplo prometido

Avaliação da Eficácia da Formação

Uma leitora teve a amabilidade de me enviar uma questão sobre avaliação da eficácia da formação. Vou transcrever aquilo que me parece essencial para o entendimento da questão.

"... Após todo este desabafo, que me introduz, de certo modo, junto de si, dando-lhe a conhecer apenas o perfil de alguém que trabalha há 7 anos no domínio da Qualidade e se encontra, há muito, desmotivada, quero agora apenas pedir-lhe uma pequena (ou grande?) ajuda, que vou passar a tentar explicar: trata-se da Avaliação da Eficácia da Formação, não somente por parte dos colaboradores (formandos) mas também aquela que deve ser feita pelas chefias desses colaboradores. Ou seja, a determinação da verdadeira utilidade da formação vista pelas chefias. Na empresa onde trabalho, determinámos que 6 meses após a conclusão da acção de formação, enviaríamos às chefias um formulário para que nos transmitissem a sua opinião relativamente à eficácia da formação frequentada pelo seu colaborador. No entanto, não definindo quaisquer critérios, vemo-nos obrigados a enviar para todas as acções de formação. Há algum tempo atrás, um dos auditores externos falou-nos que não necessitaríamos de enviar para todas as acções de formação, mas apenas para as acções de formação qualificantes. E não aproveitámos para esclarecer esta questão. Um outro auditor externo voltou a tocar o assunto e referiu que essas “acções de formação qualificantes” estariam definidas pelo IEFP e pareceu-me que ele terá dito que teriam que ter uma carga horária mínima de 14 ou 15 horas para que fossem consideradas como tal... Enfim. Eu já perdi bastante tempo a tentar esclarecer este assunto e não fui capaz. E a Maria de Lurdes pareceu-me ser a pessoa ideal para me ajudar neste assunto, para já, e, quem sabe, em outros, daqui em diante, pois o seu “blog” apresenta-se, para mim, neste momento, como “uma luzinha ao fundo do túnel”. Até com o seu modo de sentir eu senti afinidade. Até com a sua opinião relativamente a uma dada sessão sobre a ISO 9001:2008 em que também estive presente no passado dia 14 de Outubro de 2008.

Antecipadamente grata pelo tempo que eventualmente lhe possa vir a tomar com este meu pedido,

Olá cara leitora,

Obrigada por todas as suas palavras, as que aqui estão e as que não coloquei por entender correcto não a expor...

Acredite, que também me identifiquei totalmente com as suas palavras. Em determinada medida revivi várias passagens..

E sobre isso,... nada a acrescentar. Quem trabalha nesta área sabe que necessita ter uma grande capacidade de auto-motivação, persistência, capacidade de influenciar e motivar todos os outros para a importância do tema,... faz parte dos requisitos para a função. Se quisermos em linguagem normativa, das competências necessárias.

Claro que todos sabemos que existem dias,... que preferíamos não ter saído da cama... mas são esses que nos fazem crescer.

Considerações à parte, vamos à questão:

Estamos como se sabe a falar da cláusula 6.2 - Recursos Humanos e mais concretamente a alínea c) - avaliar a eficácia das acções empreendidas.

Como se pode ver, a norma não refere como deve ser realizada esta avaliação da eficácia, nem refere que a avaliação deve ser realizada para todas as acções nem que deve ser realizada para todas as acções da mesma forma. Cada Organização deve encontrar a melhor forma para a sua realidade.

Poderão existir acções que somente são avaliadas do ponto de vista da realização da acção. Correu bem? Os formandos gostaram? Manifestaram interesse? Participaram? Estou neste caso a falar das avaliações realizadas no final da própria acção quer a dos formandos em relação ao formador quer as do formador em relação aos formandos.

No entanto esta não é aceitável que a organização realize somente esta avaliação para todas as acções.

As acções tem níveis de importância diferentes, quer pelo tema, quer pela duração, quer pelas competências a adquirir. É expectável que para as acções com níveis de importância superior seja realizada a avaliação da sua eficácia.

Assim sendo, é boa prática que a organização, aquando do planeamento das acções de formação ou outras que vai desenvolver (com vista ao desenvolvimento das competências dos colaboradores), defina para as quais vai realizar a avaliação da eficácia da formação.

Poderá, incluir no Plano de Formação/outras acções, uma coluna onde assinala quais prevê/pretende que venham ser objecto de avaliação da eficácia ou definir que todas as acções com duração superior a X horas, ou sobre o tema Y, ou sobre o tema Y mas com mais de X horas são sujeitas a avaliação.

Também é boa prática que esteja à partida definido, o período que medeia entre a realização da acção e a data da avaliação da eficácia.

Quem define o que avalia e em que condições são as organizações. Mas de facto devem definir.

Um curso de Inglês poderá ter uma importância altíssima (e por isso estar sujeito a avaliação da eficácia) se os formandos forem por exemplo guias turísticos e se o negócio da sua organização for o turismo e ter uma importância pequena (e por isso não estar sujeito a avaliação da eficácia) se os formandos forem administrativos e só pontualmente usarem inglês.

Claro que o mais comum é que só realize as acções mais relevantes, mas por vezes, felizmente, ultrapassa-se o patamar mínimo.

A avaliação da eficácia é mais fácil e objectiva se estiverem definidos os objectivos da mesma. Só assim podermos avaliar, após o período definido, se os mesmos foram alcançados.

Vou anexar um exemplo de um modelo.