Fornecedores sua selecção e Avaliação

Cara Lurdes

...como você costuma dizer que gosta de noticias das pessoas que cruzam o seu caminho, resolvi mandar um alô :), Já estou a trabalhar e de momento estou a fazer o processo da qualificação e avaliação de forncedores. Alguma sugestão?Bjinhos e tudo a correr sempre bem.Até sempre...

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Olá Michellle,

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no seu caso estou certa, que não se importa que publique o seu nome. Deixou o comentário identificado.

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Espero que esteja tudo bem consigo e que tenha tido um excelente Natal.

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Fico contente que tenha um novo projecto em mãos. É sempre bom, ter novos desafios.

Quanto ao tema...só dois ou três comentários muito elementares, mas que podem ser importantes

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- É necessário definir critérios para a selecção de fornecedores. Defina critérios exequíveis, sob pena de não poder cumprir. Só a titulo de exemplo, não vale a pena definir como critério - Ser Certificado no âmbito da Qualidade - se souber que a maioria dos fornecedores da sua Organização(existentes e potenciais) não o são. Encontrem critérios realistas e que sejam relevantes para a actividade da Organização.

Pode acontecer que faça sentido a existência de critérios diferentes para os diferentes fornecedores(tendo em conta o que fornecem e o impacto que esse fornecimento pode ter na prestação final da organização)

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- É necessário definir os critérios para avaliação. Também aqui podem existir critérios diferentes.

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- É necessário definir uma metodologia de registo de Não Conformidades (da responsabilidade dos fornecedores) que seja prática e permita a recolha de elementos para a avaliação.

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É importante definir a periodicidade da avaliação e que medidas se tomam em função da mesma.

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Também é desejável que esteja definido em que condições "se perde" a qualificação.

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Estas actividades devem ser desenvolvidas tendo em conta a necessidade de criar relações mutuamente benéficas com fornecedores. Afinal todos tem a ganhar com um melhor desempenho.

o exemplo prometido

Voltemos à formação, neste caso à Avaliação da Eficácia da Formação

Avaliar a Formação? O que significa realmente? Fazer um teste no final da acção?

Não lamento desiludir, mas não é isso. O resultado dum teste destes dá-nos informação sobre os conhecimentos adquiriram durante a acção, mas não nos fornece informação sobre os resultados práticos que essa formação possa ou não vir a ter no desempenho futuro da sua função. E é isso que se pretende saber com a avaliação da eficácia da formação.

Mais uma vez, a metodologia a usar deve ser adaptada à realidade de cada Organização e normalmente exige um trabalho prévio relativamente a toda a àrea da formação. Neste caso, vou partir do principio que esse trabalho está realizado.

A título exemplo podemos seguir os seguintes passos para proceder à avaliaçao da eficácia da formação.

1º Exemplo:
- avalie as competências do formando antes da frequência do curso;
- identifique quais as acções que se destinam a desenvolver cada competência;

- encaminhe o formando para a acção que visa o desenvolvimento das competências em falta;

- avalie as competências do formando algum tempo (período a definir caso a caso) após a frequência da acção ( essencialmente no que se refere à competência que a acção frequentada pretendia desenvolver);

ou então após identificação da acção que cada formando precisa de frequentar;
- Avalie o formando antes da frequência da acção, usando como critérios os objectivos a atingir com a acção;
- realize uma avaliação com base nos mesmos critérios algum tempo após a frequência da acção.

2º Exemplo:
- defina objectivos para cada uma das funções. Estes objectivos devem ser representativos de desempenho e não de quantidade. Por exemplo não considere como objectivo "realizar 50 tarefas" mas sim o numero de erros cometidos na realização das tarefas". Se centrar os objectivos na quantidade corre o risco de premiar a incompetência... é que depressa e bem há pouco quem!
- observe a evolução dos objectivos ao longo do tempo tentando identificar se as melhorias ocorreram após a frequência de acções de formação

e pronto, espero ter dado algumas sugestões que o ajudem a definir a adequada à sua Organização

A importância dos fornecedores

Os fornecedores são um dos factores mais importantes nas Organizações. A satisfação dos seus clientes pode ser posta em causa por falhas extra à sua organização. Ou talvez tenha alguma responsabilidade nelas se virmos as coisas de outro prisma.

Será uma organização responsável pelas falhas dos seus fornecedores?

Sim, na medida em que utiliza os seus bens ou serviços na produção dos bens ou serviços que vai fornecer.

Por esse motivo, é aconselhável que as organizações tomem medidas que assegurem que o nível de desempenho do fornecedor é o pretendido.

A primeira delas é definir uma metodologia de selecção que inclua os critérios adequados ao produto ou serviço que fornecem.

A título de exemplo pode considerar critérios tão simples como:
- experiência;
- certificação,
- pessoal especializado,
- etc...

A segunda e não menos importante é que avalie regularmente o desempenho dos seus fornecedores. Mais uma vez esta avaliação deve ser realizada com base em critérios adequados ao tipo de serviço ou produto que o fornecedor fornece.

A título de exemplo pode entrar em linha de conta com critérios como:
- conformidade dos bens ou serviços,
- capacidade para tratar pedidos especiais,
- rapidez de resposta
- flexibilidade para negociação comercial,
- etc...

Para que estas actividades tenham resultados é necessário que o fornecedor saiba a o resultado da sua avaliação.

Em breve apresentarei alguns modelos que poderão servir de suporte à metodologia.

Traduzir Qualidade em €

Uma das maiores dificuldades no que se refere à Gestão da Qualidade é demonstrar à Gestão de Topo as vantagens da implementação do Sistema.

Qualquer Gestor da Qualidade pode demonstrar com relativa facilidade que existem menos Não Conformidades, que existem menos reclamações e por aí fora. E qualquer Gestor de Topo que se preze fica satisfeito por saber isso, só que … não lhe chega.

Por isso o ideal é que o responsável da Qualidade consiga transformar essa informação em €. Assim os Custos da Qualidade ficam “preto no branco”.

Esta expressão – Custos da Qualidade - é um pouco discutível mas, ainda assim, é a normalmente usada para definir metodologias que permitam apurar:

- quanto custa fazer bem(Conformidade);
- quanto custa fazer mal (a Não Conformidade)

Podemos encontrar uma das primeiras referências aos Custos da Qualidade no livro Quality Control Handbook de Joseph Juran publicado pela primeira vez em 1951.

Estes custos são classificados de várias formas consoante os autores mas as mais comuns são:

Custos da Conformidade e Custos da Não Conformidade
e
Custos de Prevenção, Avaliação e Falhas.

É esta última que se encontra na Norma Portuguesa NP 4239: 1994 – Bases para a Quantificação dos Custos da Qualidade.

Esta Norma detalha quais os custos que entram em cada categoria(Prevenção, Avaliação e Falhas) e refere algumas recomendações que podem ajudar a credibilizar a implementação de um Sistema de Apuramento de Custos da Qualidade.

A implementação de um Sistema de Custos da Qualidade tem, entre outras, as seguintes vantagens:

- São um indicador da reserva de rentabilidade da empresa (diminuem custos investindo na prevenção;

- Identifica actividades a serem melhoradas;
- Evidencia evolução das melhorias;
- Traduz qualidade em €.

E… € é uma linguagem de compreensão muito fácil!