Português em vias de extinção

Há dias, tive mesmo uma situação que me deixou quase sem palavras; falava sobre formação e, no decorrer da conversa disse  "formação no posto de trabalho".

Um dos formandos interrompeu para me dizer algo do género; a Lurdes não gosta mesmo de estrangeirismos, até diz "formação no posto de trabalho".

Até diz! Como se não fosse normal eu falar em Português.

💭  💭  "Coitada da formadora, nem diz "formação on job!!!".  

 Às vezes chego a pensar que tenha acontecido alguma coisa estranha, que por artes mágicas, me tenha mudado de país sem que me tenha apercebido.

Se for a uma reunião, as frases que ouço são metade em português metade em inglês. 

Se faço uma auditoria, as frases que ouço são metade em português metade em inglês.

Se faço formação, as frases que ouço da generalidade dos formandos, são metade em português metade em inglês.

Se me encontro com algumas pessoas, as frases que ouço são metade em português metade em inglês.

Se observo um cartão de visita ou leio a assinatura de um e-mail, as designações das funções são, muitas vezes, em inglês. 

Se frequentar uma formação, as frases que ouço são metade em português metade em inglês. E os diaspositivos que vejo e o material que recebo também. Sem que ninguém me tenha dito préviamente que a língua usada vai ser o inglês. Às vezes dá-me vontade de perguntar em que país me inscrevi 😕😕...

Sim, eu sei, existem muitos argumentos para que metade das frases sejam em Português e outra metade seja em estrangeirismos.

Válidos, certamente. 

Mas, será que acreditamos que todas as pessoas à nossa volta compreendem?

Será que acreditamos que é necessário  usar estrangeirismos para dizer o que pretendemos, quando temos uma língua tão rica?

Eu não vejo necessidade de dizer; skills, nem branding, nem budget, nem appointment, nem empowerment, nem insights, nem ... 

Com todo o respeito que tenho por quem as usa, eu pessoalmente prefiro usar o Português.

Embora às vezes me sinta diferente, irei continuar a usá-lo.  Até porque, a diversidade é o que torna rica a humanidade.

Finalidade e extensão da Informação Documentada

É comum ouvir-se que os sistemas de Gestão da Qualidade são sinónimo de burocracia.

É mais provável que isso aconteça quando:

·     a definição da informação documentada não é adaptada à realidade da organização;

·     se aproveita a existência do Sistema de Gestão da Qualidade para para criar exigências de acordo com vontades próprias das várias chefias (e não com as exigências das Normas de referência);

·     não é entendida a finalidade da informação documentada e em consequência não se dá à mesma a importância que ela efetivamente tem.

 

Comunicar é a finalidade última da Informação Documentada. Comunicando podemos receber e transmitir informações, mostrar a evidência de resultados ou de realização de atividades, partilhar objetivos, conhecimentos,...

Por isso, tal como quando emitimos mensagens, quando definimos documentos também devemos:

· Saber o que dizer - o que é realmente importante. Muitas vezes excesso de informação bloqueia o sistema e desfoca do essencial;

· Decidir onde quando - em que tipo de documento, em que altura (porque dependendo do tema a altura da publicação pode ser importante);

· Definir a melhor forma - em procedimento, instrução, formulário, com fluxograma, com texto, em papel, em filme,... ;

· Simplificar / expor claramente - o simples e claro todos entendem (quantas vezes vemos documentos com palavras que as pessoas a quem se destinam não entendem!);

· Fazer escuta ativa - ouvir as pessoas a quem os documentos se destinam com atenção, dando retorno sobre as sugestões/dificuldades que apresentam, reformulando de forma a entender o que realmente nos queriam transmitir, dando sinais de entendimento;

· Monitorizar as reações - de forma a perceber se estamos a entender o que realmente nos queriam transmitir e se o que transmitimos foi entendido;

· Ser empático - coloque-se no lugar do utilizador e tendo em conta as suas características, a sua função, formação etc., tente identificar a melhor forma para o documento

 

    E qual deve ser a extensão da informação documentada?

    Se consultarmos a NP EN ISO 9001:2015 na sua cláusula 7.5 refere que deve ser em função da:

        a) dimensão da organização e tipo de atividades;

        b) complexidade dos processos e suas interações;

        c) competência do pessoal.

Não devemos esquecer no entanto que, para os processos que a organização tenha identificado como relevantes, tem que existir evidências de planeamento (os recursos, os meios, os objetivos a atingir, a fases de medição e monitorização, enfim… planeamento de tudo aquilo que é necessário para realizar bem) e de operacionalização (de que se realizou o que foi planeado). É também necessário evidenciar que se controlou a evolução dos acontecimentos e que foram tomadas medidas para melhorar (quer os desvios, quer aquilo que saiu bem mas que pode melhorar).

É também importante assegurar a existência da informação documentada necessária para assegurar a conformidade de produtos e serviços e aumentar a satisfação do cliente.

No que se refere às novas exigências da Norma nomeadamente a questão do contexto e a determinação de riscos a organização deverá identificar a necessidade e extensão da informação documentada adequada à sua realidade.

A abordagem flexível da norma destina-se a reforçar a implementação, manutenção e melhoria do sistema. Sendo este o caso, a organização deve decidir sobre a estrutura e o formato da informação documentada que é necessária para apoiar o SGQ.

 A natureza e extensão da informação documentada deve depender, das necessidades da organização.

 Então, se a gestão decide que procedimentos documentados são apropriados para tarefas e atividades específicas será por sua decisão e não por causa de uma exigência da ISO 9001.

 Por outro lado, a organização precisa de reter a informação documentada (registos) para fornecer evidências da conformidade com requisitos e para determinar a eficácia do SGQ.

Nota: Em Portugal, as Normas relativas a Sistemas de Gestão da Qualidade   devem ser adquiridas junto do Instituto Português da Qualidade.