Chamo-me ..... e sou Gestora da Qualidade há quase 10 anos, provavelmente já não seriam admissíveis as minhas dúvidas, mas cada dia que passa, sinto que tenho mais dúvidas, pois o meu objectivo é simplificar o SGQ por forma a assegurar que todos os colaboradores da empresa, principalmente a Gestão, acreditem na qualidade, mas não é fácil, pois o que pretendem é que o Gestor da Qualidade faça com as outras pessoas façam aquilo que devem/deviam fazer, e sinceramente, após estes anos chego às seguintes conclusões ou eu não tenho competência para isto ou escolho mal as empresas empregadoras?
Uma das minhas dúvidas actuais prende-se com a política de substituição de colaboradores. Ou seja, devo definir no meu SGQ como asseguro que as tarefas que afectam a qualidade do serviço, não são executadas quando os responsáveis se ausentam da empresa (isto porque estive ausente 5 meses da empresa por licença de maternidade e as minhas tarefas não foram asseguradas por ninguém durante a minha ausência). O que fiz para resolver esta questão foi definir um impresso "Matriz de Substituição" que seria preenchido sempre que alguém se ausentasse da empresa por qualquer motivo: férias, formação, doença, baixas, etc., mas a EA externa viu o impresso criado e formulou a seguinte observação:
"A organização deve com a maior brevidade possível melhorar a formalização na “Matriz de Substituições”",
como não sei como resolver esta questão, agradeço o seu comentário/esclarecimento.
A minha ideia para resolver esta questão é eliminar o impresso “Matriz de Substituições” e incluir nos respectivos perfis de funções individuais, uma coluna com o nome da pessoa que substitui o responsável por cada tarefa (ver impresso do Perfil da Função).
Agradeço a sua opinião.
Obrigada pela sua atenção."
Olá ... ,
Engª. Dra. e afins são nomes que não gosto muito... simplesmente Maria de Lurdes é muito mais giro :)
Estou a brincar consigo, somente para dizer que não faço nenhuma questão de título.
E de seguida, desculpe o atraso na resposta, mas a verdade mesmo é que tenho andado muiiiiiiiiito preguiçosa. Ai, isto não se devia dizer!!!!!!!!!
Não sei por onde começar. Compreendo a sua preocupação com as e acho-a legítima.
Já não sei se compreendo assim muito bem essa Observação. pelo menos descrita dessa forma. Também é verdade que não sei qual foi a clausula que foi usada para fundamentar.
É de louvar que as organizações se preocupem em garantir a sua prestação com qualidade independentemente de quem falta, mas, de forma rigorosa, eu não encontro em lado nenhum na norma a obrigatoriedade de definir uma matriz de substituições.. Pode ser uma boa prática, mas é só mesmo isso.
Como penso já ter referido, para os temas relacionados com os recursos humanos costumo criar um manual que designo de Manual de Organização, Manual de Recursos Humanos ou algo idêntico.
Esse Manuall possui vários capítulos, um deles é a descrição de funções. Os outros a título de exemplo podem ser: Organogramas, regulamento interno, ... utilização equipamento da empresa(carros, telemóveis,...), ...
Na descrição de funções costumo colocar vários campos. A título de exemplo:
Designação da função, Principais responsabilidades, Competência (Escolaridade, Formação, Experiência e saber fazer), Limites de Decisão, Substituição, etc.
E estou convencida que isto responde a todas as exigências da norma e também contribui para uma clara definição da responsabilidade e autoridade.
Ah, e quanto ao seu trabalho ficar por fazer... é bem provável que ninguém o faça mesmo que esteja claro quem é que a substitui a não ser que se preocupe antecipadamente com a formação do(a) substituto(a). Como sabe é uma função especifica, não é comum que várias pessoas a saibam executar.
Tive um Director que dizia que uma das condições para podermos progredir é termos o cuidado de preparar o substituto. Acho que ele tem razão!...
