Mostrar mensagens com a etiqueta identificação de documentos. Mostrar todas as mensagens
Mostrar mensagens com a etiqueta identificação de documentos. Mostrar todas as mensagens

terça-feira, 1 de junho de 2010

Ainda sobre documentação

Está quase a fazer um ano que pela primeira vez tive problemas porque o auditor da Entidade certificadora teve uma atitude um pouco... inesperada. No minimo bem diferente do que considero adequado.

Como acabei de escrever sobre documentação, lembrei-me dum dos seus comentários e achei que deveria partilhar.

Perante a análise de vários registos de Não Conformidade o Sr. Auditor comentou que o Gestor da Qualidade parecia um homem da pré-história porque possuía muitos documentos em papel e muitos registos manuscritos. E acrescentou que ao dia de hoje, deve estar tudo à distância dum clique. Aliás esta expressão foi repetida dezenas de vezes durante toda a auditoria.

Uma boa parte dos colaboradores da referida organização nem sequer tinha acesso a computador...:) e a sua escolaridade andava entre o saber ler e o 12º ano.

Fico-me pelo relato. Prefiro nem comentar.



domingo, 1 de junho de 2008

Definir Formatos e Identificar Documentos

Vamos então aos formatos e identificações

Partindo do principio que a primeira actividade vai ser escrever o Procedimento de Controlo de Documentos, vamos definir o formato de Formulário para procedimentos.

A título de exemplo pode ser o que se segue.



















Este formato permite tem duas identificações: a do Procedimento (no cimo do lado direito) e a Formulário usado para elaborar Procedimentos: FR02.05.DQ.

Conseguimos ver para ambos a identificação e a revisão em vigor. No caso do Procedimento a leitura é directa.

O mesmo já não se passa com o Formulário. Neste exemplo consideramos:

FR - Formulário
02 - número sequencial(por Direcção existente na Organização)
05 - Revisão do formulário
DQ - Direcção da Qualidade

Ou seja estamos a falar do Formulário utilizado para elaborar Procedimentos - que será sempre igual a este e terá sempre os campos aqui definidos - ao qual foi atribuído o numero dois, que já sofreu cinco revisões e cuja responsabilidade está atribuída à Direcção da Qualidade.

Agora só falta ter uma lista que nos permita saber quais as revisões que estão em vigor para cada tipo de documento.

A titulo de exemplo a seguinte para os procedimentos. E algo idêntico para os Formulários.











Espero ter dado algumas sugestões úteis.