Na sequência da publicação de 13-06-2020, volto aos processos.
Identificados os tipos de processos é necessário determinar quais os processos do SGQ qual a sua sequência e interacção. Esta definição é normalmente apresentada em forma gráfica.
Vamos considerar que tenho uma empresa chamada Asheri. É a empresa que tem como principal missão assegurar a minha existência e felicidade.
Esta empresa desenvolve variadíssimas atividades:
- decidir quais são os valores pelos quais quero reger a atuação desta empresa,
- definir os objetivos da qualidade,
- controlar em periodicidades definidas se os objetivos estão a ser atingidos,
- identificar as minhas necessidades (alimentação, roupa/tratamento de roupa, limpeza, formação, lazer,...
- adquirir os produtos ou serviços que necessito,
- planear e controlar a realização(própria ou por fornecimento externo) desses produtos ou serviços,
- verificar se os produtos ou serviços adquiridos correspondem ao que encomendei,
- adquirir e manter em bom estado as infraestruturas necessárias à realização dos produtos ou serviços,
- ...
Se analisar a sequência e interação destas atividades, poderei, a título de exemplo obter o seguinte esquema:
Só para apresentar um formato diferente também poderia apresentar
Em ambos; PG - Processo de Gestão, PN - Processos do Negócio e PS - Processo de Suporte. Estou a considerar que as atividades de melhoria são coordenadas pelo processo Gestão e a sua execução é da responsabilidade de cada um dos processos, por isso não
considerei nenhum processo para incluir as atividades de Melhoria.
Depois disto é desejável que se caracterize cada um dos processos identificados.
É útil que a descrição de cada processo contemple a seguinte informação:
Ainda neste âmbito, merecem especial referência os subcontratados. Subcontratados são fornecedores e eu trato-os como tal.
Por isso a questão é mais a de saber; se consideramos os processos subcontratados dentro do Sistema de Gestão da Qualidade ou não e que tipo de tratamento damos aos fornecedores.
No meu entendimento o que é necessário fazer é:
- Objectivo
- Âmbito
- Gestor do Processo
- Entradas
- Sequência e Interacção (do processo em causa)
- Saídas
- Recursos
- Riscos e Oportunidades
- Medição e Monitorização, por exemplo indicadores
- Documentos Associados
Esta informação pode estar em diferentes documentos e ser tratada por diferentes funções. Por exemplo Riscos e Oportunidades e Indicadores, na caracterização do processo podemos remeter para um documento próprio, uma vez que são dois temas que precisam de acompanhamento próximo e sistemático.
Penso que a questão que se coloca não é a de saber se os tratamos ou não como fornecedores. A questão é a de saber como tratamos os fornecedores.
E ao considerar tem que tratá-los como de actividades suas se tratasse, ou seja tem que definir metodologias que permitam o planeamento, a realização o controlo e a melhoria dos mesmos.
Esta cláusula está em estreita ligação com a 8.4 de título Controlo dos processos, produtos e serviços de fornecedores externos que engloba, entre outras coisas, a Selecção e Avaliação de Fornecedores.
E para definir metodologias para avaliar fornecedores é necessário conhecer muito bem o negócio da organização, que importância tem cada tipo de fornecimento, etc.
- se existem processos subcontratados, considero-os no mapa de processos e trato-os como os restantes (com as devidas adaptações necessárias a cada realidade);
- na definição de tais processos identifico a importância do mesmo e cruzo a forma de controlar o processo com a avaliação de fornecedores;
- os critérios e até as metodologias a definir para a avaliação de fornecedores são diferentes consoante o impacto do fornecimento na actividade da organização;
- um fornecedor cujo fornecimento é a realização de um dos principais processos da actividade da empresa tem que estar sujeito a um controlo mais rigoroso.
