Processos

 4.1 da NP EN ISO 9001:2008

"...

 

A organização deve:

 

a) identificar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e para a sua aplicação em toda a organização (veja-se 1.2);

 

b) determinar a sequência e interacção destes processos;

 

c) determinar critérios e métodos necessários para assegurar que tanta a operação como o controlo deste processo são eficazes;

 

d) assegurar a disponibilidade de recursos e de informação necessários para suportar a operação e monitorização destes processos;

 

e) monitorizar, medir e analisar estes processos;

 

f) implementar acções necessárias para atingir os resultados planeados e a melhoria contínua destes processos.

 

Estes processos devem ser geridos pela organização de acordo com os requisitos desta Norma.

 

Caso uma organização escolha subcontratar qualquer processo que afecte a conformidade do produto com os requisitos, a organização deve assegurar o controlo sobre tais processos. O controlo de tais processos subcontratados deve ser identificado dentro do sistema de gestão da qualidade.

 

NOTA: Convém que os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade acima referido incluam processo para gestão de actividades, provisão de recursos, realização de produto e medição.

 

 

Remete-nos para a definição de processos, do seu planeamento, controlo e melhoria.

 

Mas o que são afinal processos?

 

A NP EN ISO 9000:2005 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulário no seu ponto 2.4 diz o seguinte:

 

2.4 – Abordagem por processos

 

Qualquer actividade ou conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas em saídas pode ser considerada um processo.

 

Para o funcionamento eficaz das organizações, estas têm de identificar e gerir numerosos processos interrelacionados e interagindo entre si. Frequentemente, a saída de um processo constitui a entrada do processo seguinte. A identificação e gestão sistemáticas dos processos de uma organização e, em particular, das interacções entre processos, constituem a designada “abordagem por processo.

 

Dito assim um processo pode ter dimensões muito diferentes pois é referido que pode ter uma actividade ou um conjunto de actividades, sem dizer o que significa “um conjunto”.

 

Seguindo a definição, estrelar um ovo pode ser um processo. Estamos a falar de várias actividades: por a frigideira em cima do fogão, ligar o fogão, por a gordura, partir o ovo,…

 

Para a realização destas actividades é necessário assegurar a existência do ovo e da gordura (matérias-prima) e as regras(procedimento) sobre a forma de estrelar um ovo, ou seja um conjunto de condições prévias ou se quisermos dizer de outra forma de Entradas. É também indispensável a existência de um conjunto de Recursos como sejam a frigideira, a pessoa, o gás, … Sem isto não poderemos ter o ovo estrelado ou seja as Saídas.

 

Ainda na mesma sequência Cozinhar também pode ser um processo. Com um número muito superior de actividades.

 

Não existe uma receita que defina por quantas actividades pode ser composto um processo. No entanto é aconselhável que não se enquadrem nos extremos, leia-se, não sejam nem muito pequenos nem demasiado grandes.

 

Identificados os processos é necessário definir a sua sequência e interacção. Esta definição é normalmente apresentada em forma gráfica.

 

Cada um dos processos constantes do esquema deve ser descrito. A descrição deve conter no mínimo os seguintes campos: 

• Objectivo
• Âmbito
• Gestor do Processo
• Entradas
• Sequência e Interacção (do processo em causa)
• Saídas
• Recursos
• Medição e Monitorização
• Documentos Associados

 É, no meu entendimento, uma das cláusulas mais importantes.

 

 

Ainda neste âmbito, merecem especial referência os subcontratados. Subcontratados são fornecedores e eu trato-os como tal.

 

 

Penso que a questão que se coloca não é a de saber se os tratamos ou não como fornecedores. A questão é a de saber como tratamos os fornecedores.

 

 

Por isso a questão é mais a de saber; se consideramos os processos subcontratados dentro do Sistema de Gestão da Qualidade ou não e que tipo de tratamento damos aos fornecedores.

 

 

Penso saber, que antes desta alteração, existiam muitas organizações que não consideravam estes processos no seu sistema de gestão da qualidade, sacudiam a água do capote, alegando que se tratava de subcontratados. Agora terão que considerar.

 

 

E ao considerar tem que tratá-los como de actividades suas se tratasse, ou seja tem que definir metodologias que permitam o planeamento, a realização o controlo e a melhoria dos mesmos.

 

 

Esta cláusula está em estreita ligação com a 7.4 de título Compras que engloba a Selecção e Avaliação de Fornecedores.

 

 

E para definir metodologias para avaliar fornecedores é necessário conhecer muito bem o negócio da organização, que importância tem cada tipo de fornecimento, etc.

 

 

No meu entendimento o que é necessário fazer é:

 

 

• se existem processos subcontratados, considero-os no mapa de processos e trato-os como os restantes (com as devidas adaptações necessárias a cada realidade);
• na definição de tais processos identifico a importância do mesmo e cruzo a forma de controlar o processo com a avaliação de fornecedores;
• os critérios e até as metodologias a definir para a avaliação de fornecedores são diferentes consoante o impacto do fornecimento na actividade da organização;
• um fornecedor cujo fornecimento é a realização de um dos principais processos da actividade da empresa tem que estar sujeito a um controlo mais rigoroso.