Uma leitora enviou-me algumas questões sobre a Gestão de Topo. Vou mais uma vez partilhar.
Trata-se duma Organização que possuí uma Direcção Geral e abaixo desta, um Director Executivo e logo a seguir em posição de staff a Qualidade. Retirei a linguagem que identifica o sector da Organização, por motivos que se entendem. As questões são as seguintes:
1 - A Gestão de TOPO é a D. Geral?Se assim for, quem deve responder (em auditoria) pela Direcção Geral da Organização? O presidente!?
2 - Na reunião de abertura têm que estar todos presentes!? Todos!?Quem responde perante os auditores no que diz respeito às Responsabilidades da gestão de topo!? 3 - Os doc que se seguem, devem ser aprovados pela DGOrganização! Se esta for considerada a Gestão de topo!!- Estatutos- Regulamento interno- Manual da Q- Politica da Q- Organograma- Objectivos de gestão- Lista de fornecedores
- Existe mais algum!?
Opinião/resposta:
Questão 1
Se consultarmos a NP EN ISO 9000:2005 - Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário, encontramos o seguinte:
Gestão de topo: Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização ao mais alto nível
Na teoria, a Gestão de topo deveria ser a Direcção Geral. Na prática, por vezes, esta decisão não é fácil. A NP EN ISO 9001:2008, define que todo o ponto 5 é da responsabilidade da gestão, como aliás diz o próprio título.
Logo no 5.1 refere que a gestão de topo deve evidenciar comprometimento no desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da qualidade e na melhoria continua da sua eficácia. Se consultarmos a NP EN ISO 9004:2000 no mesmo ponto chegaremos à conclusão que à gestão de topo são sugeridas um conjunto de actividades que tem tanto de interessante como de abrangente.
Se a Direcção Geral for um órgão presente no dia-a-dia da organização, não existe dúvida, esta não só deve ser considerada a gestão de topo, como facilmente evidencia o seu comprometimento.
Mas...nem sempre assim é. Por vezes a Direcção Geral é um órgão ausente que delega a direcção e controlo da Organização num Director Executivo, como me parece ser o caso. E assim sendo, quem toma as decisões e está presente no dia-a-dia é o Director Executivo.
Isso será motivo para que a Direcção Geral não seja capaz de evidenciar o seu envolvimento e de cumprir com todas as obrigações previstas no ponto 5?
Pois tudo depende do interesse que tiver no tema. Se o achar suficientemente relevante, não só consegue como vai querer cumprir. Obviamente com o apoio incondicional do responsável da Qualidade.
Costumo dizer nas minhas acções de formação que uma das responsabilidades do Gestor da Qualidade é levar os outros pela mão. E dentro desses outros, também está a gestão de topo.
Os mais altos responsáveis das várias organizações, não têm obrigatoriamente que conhecer o conteúdo nem a linguagem das normas relativas a sistemas de gestão da qualidade. Pelo menos numa fase inicial. Faz parte da nossa função (os profissionais da Qualidade) descodificar essa linguagem e apoiar na sua implementação. Se o fizermos, na maioria das situações, eles vão ser capazes!
Claro que existem situações em que, mesmo levando pela mão,... não é possível por motivos vários. Ou porque a pessoa/s não está sistematicamente, ou porque somente ocupa o lugar no organograma, mas delega tudo o resto noutra pessoa, ou,...
E se assim for,... parece-me aceitável e até desejável que se defina como gestão de topo a pessoa ou grupo de pessoas que efectivamente dirige e controla a organização. De facto só essa pessoa conseguirá demonstrar genuinamente o seu comprometimento.
Questão 2Se consultarmos a NP EN ISO 19011:2003 - Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental, no ponto 6.5.1 diz: "... que seja realizada uma reunião de abertura com a gestão do auditado ou, quando aplicável, com os responsáveis pelas funções ou processos a auditar. "
Independentemente do que nos possa referir esta norma, mais uma vez tudo depende. Eu entendo que uma das formas de evidenciar comprometimento é estar presente nos momentos mais relevantes. Será a Qualidade uma área relevante? Será a auditoria e o seu resultado um momento importante para a organização? Se a resposta for sim, então deve estar representada a organização ao seu mais alto nível: Direcção Geral, Director Executivo e até outros Directores ou donos de processos.
Numa das organizações que fazem parte da minha vida, temos o hábito de fazer um género de escala para o seguimento da auditoria. Na reunião de abertura estão presentes o gestor de topo, os Directores e o Gestor da Qualidade. A partir está sempre presente o Gestor da Qualidade e um Director alternadamente.
Na parte que se refere à gestão de topo responde por ela quem estiver identificado como tal. A não ser que exista alguma situação que justifique algo diferente.
Questão 3
Nem todos os documentos que refere são obrigatórios de acordo com a NP EN ISO 9001:2008. De qualquer forma, parece-me que a existirem devem ser assinados pela gestão de topo. Exceptua-se a lista de fornecedores que pode ser assinada pela pessoa responsável por compras/fornecedores.
Não sei se a pergunta “existem mais?”, se refere a mais documentos a assinar pela gestão de topo ou a mais documentos necessários ao SGQ.
A assinar pela gestão de topo, depende das regras que definirem sobre documentos. Em algumas organizações a gestão de topo assina os Procedimentos a que a Norma obriga. Se for o caso, falta isso.
Os documentos obrigatórios para o SGQ, como sabe, são: politica e objectivos da Qualidade, Manual da Qualidade, Procedimentos documentados e registos requeridos por esta norma e outros que a organização considere necessários
E pronto, espero ter contribuído para o esclarecimento.
Trata-se duma Organização que possuí uma Direcção Geral e abaixo desta, um Director Executivo e logo a seguir em posição de staff a Qualidade. Retirei a linguagem que identifica o sector da Organização, por motivos que se entendem. As questões são as seguintes:
1 - A Gestão de TOPO é a D. Geral?Se assim for, quem deve responder (em auditoria) pela Direcção Geral da Organização? O presidente!?
2 - Na reunião de abertura têm que estar todos presentes!? Todos!?Quem responde perante os auditores no que diz respeito às Responsabilidades da gestão de topo!? 3 - Os doc que se seguem, devem ser aprovados pela DGOrganização! Se esta for considerada a Gestão de topo!!- Estatutos- Regulamento interno- Manual da Q- Politica da Q- Organograma- Objectivos de gestão- Lista de fornecedores
- Existe mais algum!?
Opinião/resposta:
Questão 1
Se consultarmos a NP EN ISO 9000:2005 - Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário, encontramos o seguinte:
Gestão de topo: Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização ao mais alto nível
Na teoria, a Gestão de topo deveria ser a Direcção Geral. Na prática, por vezes, esta decisão não é fácil. A NP EN ISO 9001:2008, define que todo o ponto 5 é da responsabilidade da gestão, como aliás diz o próprio título.
Logo no 5.1 refere que a gestão de topo deve evidenciar comprometimento no desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da qualidade e na melhoria continua da sua eficácia. Se consultarmos a NP EN ISO 9004:2000 no mesmo ponto chegaremos à conclusão que à gestão de topo são sugeridas um conjunto de actividades que tem tanto de interessante como de abrangente.
Se a Direcção Geral for um órgão presente no dia-a-dia da organização, não existe dúvida, esta não só deve ser considerada a gestão de topo, como facilmente evidencia o seu comprometimento.
Mas...nem sempre assim é. Por vezes a Direcção Geral é um órgão ausente que delega a direcção e controlo da Organização num Director Executivo, como me parece ser o caso. E assim sendo, quem toma as decisões e está presente no dia-a-dia é o Director Executivo.
Isso será motivo para que a Direcção Geral não seja capaz de evidenciar o seu envolvimento e de cumprir com todas as obrigações previstas no ponto 5?
Pois tudo depende do interesse que tiver no tema. Se o achar suficientemente relevante, não só consegue como vai querer cumprir. Obviamente com o apoio incondicional do responsável da Qualidade.
Costumo dizer nas minhas acções de formação que uma das responsabilidades do Gestor da Qualidade é levar os outros pela mão. E dentro desses outros, também está a gestão de topo.
Os mais altos responsáveis das várias organizações, não têm obrigatoriamente que conhecer o conteúdo nem a linguagem das normas relativas a sistemas de gestão da qualidade. Pelo menos numa fase inicial. Faz parte da nossa função (os profissionais da Qualidade) descodificar essa linguagem e apoiar na sua implementação. Se o fizermos, na maioria das situações, eles vão ser capazes!
Claro que existem situações em que, mesmo levando pela mão,... não é possível por motivos vários. Ou porque a pessoa/s não está sistematicamente, ou porque somente ocupa o lugar no organograma, mas delega tudo o resto noutra pessoa, ou,...
E se assim for,... parece-me aceitável e até desejável que se defina como gestão de topo a pessoa ou grupo de pessoas que efectivamente dirige e controla a organização. De facto só essa pessoa conseguirá demonstrar genuinamente o seu comprometimento.
Questão 2Se consultarmos a NP EN ISO 19011:2003 - Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental, no ponto 6.5.1 diz: "... que seja realizada uma reunião de abertura com a gestão do auditado ou, quando aplicável, com os responsáveis pelas funções ou processos a auditar. "
Independentemente do que nos possa referir esta norma, mais uma vez tudo depende. Eu entendo que uma das formas de evidenciar comprometimento é estar presente nos momentos mais relevantes. Será a Qualidade uma área relevante? Será a auditoria e o seu resultado um momento importante para a organização? Se a resposta for sim, então deve estar representada a organização ao seu mais alto nível: Direcção Geral, Director Executivo e até outros Directores ou donos de processos.
Numa das organizações que fazem parte da minha vida, temos o hábito de fazer um género de escala para o seguimento da auditoria. Na reunião de abertura estão presentes o gestor de topo, os Directores e o Gestor da Qualidade. A partir está sempre presente o Gestor da Qualidade e um Director alternadamente.
Na parte que se refere à gestão de topo responde por ela quem estiver identificado como tal. A não ser que exista alguma situação que justifique algo diferente.
Questão 3
Nem todos os documentos que refere são obrigatórios de acordo com a NP EN ISO 9001:2008. De qualquer forma, parece-me que a existirem devem ser assinados pela gestão de topo. Exceptua-se a lista de fornecedores que pode ser assinada pela pessoa responsável por compras/fornecedores.
Não sei se a pergunta “existem mais?”, se refere a mais documentos a assinar pela gestão de topo ou a mais documentos necessários ao SGQ.
A assinar pela gestão de topo, depende das regras que definirem sobre documentos. Em algumas organizações a gestão de topo assina os Procedimentos a que a Norma obriga. Se for o caso, falta isso.
Os documentos obrigatórios para o SGQ, como sabe, são: politica e objectivos da Qualidade, Manual da Qualidade, Procedimentos documentados e registos requeridos por esta norma e outros que a organização considere necessários
E pronto, espero ter contribuído para o esclarecimento.
Sem comentários:
Enviar um comentário