Registos e suas Exigências

Nem sempre é muito bem entendido o conteúdo da cláusula 4.2.4 da NP EN ISO 9001: 2000 de título Controlo dos Registos.

Temos sempre alguma tendência para não formalizar. Dizemos com muita frequência que o importante é fazer as coisas. E é! Mas não menos importante é evidenciar a sua realização... sem excessos! Para tudo na vida deve existir bom senso. Tentemos então encontrá-lo no que se refere a este tema.

Quando analisamos o texto da cláusula mais em detalhe concluímos que afinal as exigências são compreensíveis.

A primeira coisa a que obriga é que os registos sejam legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.

É tão óbvio que até parece estranho que seja necessário estar numa norma...

Para que nos servem registos que não sejam legíveis? Para que nos servem registos cuja localização seja quase impossível?

Pois parece óbvio! Mas nem sempre as Organizações desenvolvem práticas que permitam o cumprimento destes três pontos.

Talvez por isso é exigido um Procedimento escrito (lembro que as cláusulas cujo texto inclua a expressão "Procedimento Documentado" devem ter um Procedimento escrito. Neste caso esta expressão encontra-se na 3ª linha).

Esse Procedimento deve definir regras para:

- identificação, para que se consigam localizar os vários registos de diferentes datas e de diferentes temas;
- armazenagem, por forma a evitar que sejam guardados em local que facilite a sua deterioração;
- protecção, de forma a evitar acessos indevidos a documentos de acesso restrito;
- recuperação, de forma a evitar a perda definitiva de informação indispensável à Organização;
- tempo de retenção, de forma a evitar que se guardem quer por um período inferior ao necessário quer por um período de tempo demasiado longo;
- eliminação, de forma a definir quem pode eliminar alguns tipos de documentos nomeadamente aqueles cuja importância para a Organização é relevante.

Peguemos num exemplo conhecido de todos nós: a escritura da nossa casa.

Quando regressamos da Conservatória temos duas hipóteses: Ou colocamos numa qualquer gaveta, ou colocamos numa pasta devidamente identificada e arrumada. Quando optamos pela segunda, mesmo que inconscientemente escolhemos um local seguro e do qual nos recordemos no futuro.

Mas, supondo que não nos recordamos existe sempre a hipótese de recuperar uma cópia na Conservatória.

Podemos também não o definir com formalidade mas a verdade é que guardamos essa escritura por determinado período de tempo, findo o qual a eliminamos. Mas somos nós que a eliminamos! Ou alguém a quem delegamos poderes para tal.

Se seguirmos a primeira opção... é bem provável que nunca mais voltemos a ver a dita...

A escritura da nossa casa é somente um registo! As Organizações têm centenas!

A necessidade de definição destas regras é por isso bem pertinente.