Um "Ponto de Encontro" para partilha de experiências e conhecimentos sobre a temática da Qualidade. Falemos do tema, dos conceitos que lhe estão associados e de metodologias que facilitem a sua compreensão e implementação nas Organizações. Chegar a todos, esclarecer e aprender com eles, é o objectivo! .
sábado, 25 de outubro de 2008
Um pouco mai atrás...
sexta-feira, 24 de outubro de 2008
Fases de desenvolvimento das Normas ISO
No seminário que frequentei há dias ouvi tratar este tema e achei que seria interessante.
Acredito que para alguns leitores não seja claro o significado destas siglas. Por isso, hoje esse é o tema.
Normalmente as Normas internacionais são preparadas através de comités técnicos. Podem participar todos os organismos membros (governamentais ou não) a quem o tema interesse.
A publicação das Normas requer a aprovação de pelo menos 75% dos organismos membros com direito de voto.
As Normas publicadas pela ISO até serem publicadas passam por várias fases. Esse percurso (passagem de fase em fase) é indicado no documento Norma através das siglas correspondentes à fase em que se encontram a cada momento.
São as seguintes as fases e respectiva sigla (entre parêntesis) pelas quais passa uma Norma até que seja publicada:
- Preliminary Work Item (PWI) – Trabalho Preliminar
- New Proposal (NP) – Nova Proposta
- Working Draft (WD) – Rascunho de Trabalho
- Commitee Draft(CD) – Rascunho de Comité
- Draft International Standard (DIS) – Rascunho de Norma Internacional
- Final Draft International Standard (FDIS) – Rascunho final de norma internacional
- International Standard(IS) Publicação da Norma Internacional
A publicação é feita em três línguas: inglês, alemão e francês e a Norma assume a sigla ISO
Uma boa parte das Normas Publicadas pela ISO é também pelo CEN (Comité Europeu de Normalização), passando a Norma Europeia.
Nesta situação a Norma já assume a sigla EN ISO
As versões nas restantes línguas são obtidas através de tradução cuja responsabilidade cabe ao Organismo de Normalização de cada país. Em Portugal esse Organismo é o Instituto Português da Qualidade.
Quando traduzidas para Português por esta sequência, as Normas assumem a sigla NP EN ISO
quarta-feira, 22 de outubro de 2008
Porque troquei o seguro pelo inseguro, ...
Vamos ver se consigo explicar.
A Gestão da Qualidade é acima de tudo uma missão. Ou pelo menos as pessoas que a ela se dedicam profissionalmente precisam encará-la como tal. Caso contrário, … vão ter dificuldade em entender/aceitar muita coisa.
As Organizações e os seus representantes ao mais alto nível referem-se a ela como algo indispensável. Quando recebem auditorias externas ou quando participam em reuniões importantes indicam-na como o pilar das suas organizações. Algo que querem manter s melhorar sistematicamente.
E… estou convencida que de facto querem. Estou mesmo apesar do que possa escrever a seguir.
Estes Gestores ao mais alto nível, contratam alguém a quem atribuem essa responsabilidade, manifestam-lhe o seu apreço pelo tema e pedem-lhe que desenvolva as acções necessárias para a manter e melhorar.
Salvo raras excepções, a pessoa a quem atribuíram essa responsabilidade não passa a fazer parte da Gestão de Topo. O tema é muito importante mas… não o suficiente para que seja uma Direcção ao mesmo nível das restantes.
Enfim… são diferentes níveis de importância!
Deixemos no entanto a questão da função e do seu nível hierárquico e vamos a questões mais práticas.
Penso que os responsáveis da Qualidade entenderão muito bem o que vou dizer…
Quando trabalhamos dentro de uma Organização como Gestores da Qualidade, para fazermos bem o nosso trabalho, questionamos muito, exigimos muito, …
O nosso papel é assegurar que estão permanentemente em vigor as melhores metodologias e que a sua implementação está a ser levada a cabo.
Isto só é possível com o envolvimento e o comprometimento de toda a estrutura da Organização que, muitas vezes, está demasiado ocupada com assuntos cujo retorno é mais imediato e mais visível.
É muito difícil que considerem uma prioridade algo que na sua forma de pensar pertence ao responsável da Qualidade.
Como dizia um Director de Operações com quem trabalhei: “ o problema é que eles não entendem que a qualidade nada mais é do que aquilo que eles fazem no dia-a-dia”.
Pois…
A falta deste entendimento e a luta permanente com o tempo, faz com que se irritem com o facto de terem de despender o seu tempo para tratar das coisas da Qualidade.
E o prémio da irritação vai para…. O responsável da Qualidade pois claro.
Os Gestores da Qualidade precisam estar permanentemente a motivar, permanente a verificar a implementação, … Aos olhos dos outros são os que vão empatar quem trabalha…
E isto, … não vale a pena procurar muitas diferenças. Este entendimento ainda é assim numa boa parte das Organizações.
Tudo muda de figura se vier um Consultor Externo dizer exactamente o mesmo que o responsável da Qualidade já disse.
O consultor é aceite e entendido como um especialista. A Organização ouve-o de outra forma e pelo menos não o entende como um estorvo.
Se esse mesmo Consultor for responsável pela Qualidade numa empresa… ah… então… é o que empata.
Não sei o que leva as Organizações a agirem assim… mas esta é uma realidade.
E foi com base nela que quis mudar de papel.
Mas tenho que dizer outra coisa que também é indesmentível: Ninguém pode ser consultor sem ter estado no terreno. Pelo menos não pode ser um bom consultor.
Eu não posso dar sugestões (pelo menos não tenho autoridade suficiente para o fazer) sobre coisas que nunca fiz. Não conheço as dificuldades, os truques, as formas mais fáceis, …
Falando de Qualidade...
quarta-feira, 15 de outubro de 2008
Ainda a Acção de Formação sobre a ISO 9001:2008
terça-feira, 14 de outubro de 2008
Deixem-me desabafar...
Os oradores? Dois gurus da Qualidade, pertencentes a comissões técnicas, envolvidos em tudo quanto é Organização que se dedique a estas matérias, com uma reputação invejável...
Fui para esta acção com algumas expectativas: A Revisão da ISO 9001:2008 está prestes a ser publicada(tudo indica que em Novembro próximo). Já todos ouvimos falar das alterações, já lemos e até já escrevemos muito sobre o tema, mas,... ouvir a realidade dos factos da boca dos especialistas que ainda por cima, neste caso, fazem parte das Comissões Técnicas cuja responsabilidade é discutir, analisar,... Normas,... poderia ser muito interessante.
Bem... as pessoas são livres de falar...
É existem por aí muitos auditores de aviário.... diz-se conduzir uma auditoria ou fazer uma auditoria?... Pois... "
Este especialista, tem razão numa coisa: infelizmente a maioria das pessoas que trabalha nesta área informa-se pouco sobre as Normas e sobre o seu conteúdo.
Mas... não é necessário colocar as coisas como se fossem todos uns desconhecedores. Não é necessário dizer as coisas do alto do pedestal, com aquele ar de "só eu é que sei".
Há que motivar, que explicar as vantagens de conhecer cada uma das Normas e o seu conteúdo.
Mais uma vez: digo eu!
Como se não bastasse, apresentações em transparências com letras bem miudinhas(!) impossíveis de ler, mesmo por quem estava mais à frente. Para quebrar a monotonia fazia uns intervalos de transparências em que o próprio desenhava em cima do retroprojector. Só que esquecia-se que o seu corpo ficava à frente da imagem e que... mais uma vez os formandos não viam.
domingo, 12 de outubro de 2008
Experiencia
sábado, 11 de outubro de 2008
Voltemos à formação, neste caso à Avaliação da Eficácia da Formação
Não lamento desiludir, mas não é isso. O resultado dum teste destes dá-nos informação sobre os conhecimentos adquiriram durante a acção, mas não nos fornece informação sobre os resultados práticos que essa formação possa ou não vir a ter no desempenho futuro da sua função. E é isso que se pretende saber com a avaliação da eficácia da formação.
- avalie as competências do formando antes da frequência do curso;
- identifique quais as acções que se destinam a desenvolver cada competência;
- Avalie o formando antes da frequência da acção, usando como critérios os objectivos a atingir com a acção;
- realize uma avaliação com base nos mesmos critérios algum tempo após a frequência da acção.
2º Exemplo:
- defina objectivos para cada uma das funções. Estes objectivos devem ser representativos de desempenho e não de quantidade. Por exemplo não considere como objectivo "realizar 50 tarefas" mas sim o numero de erros cometidos na realização das tarefas". Se centrar os objectivos na quantidade corre o risco de premiar a incompetência... é que depressa e bem há pouco quem!
- observe a evolução dos objectivos ao longo do tempo tentando identificar se as melhorias ocorreram após a frequência de acções de formação
domingo, 5 de outubro de 2008
sábado, 27 de setembro de 2008
Acta da Revisão pela Gestão
Quanto ao conteúdo da acta, deve ser o que resultar da(s) reunião(ões) realizada(s) para a o efeito.
Tal como nos Relatórios de Auditoria varia de caso para caso. Mas existe uma coisa que não deve variar.
Para que não existam dúvidas, liste todas as alíneas que a Norma refere.
Vou tentar listar o esqueleto duma acta. É o que uso e costuma ser muito elogiado.
xx.xx.xxxx
PRESENTES:
xjkahkld
jkfahk
jhdkj
op9ri
iouqeo
1 - ENTRADAS
A. Resultado de Auditorias Internas
Foram analisados os resultados das Auditorias Internas da seguinte forma:
· Auditorias Planeadas/Auditorias realizadas
nnklkloglçgkg
· NC’s / Acções a Implementar
jnkgolakgkçg
B. Retorno da Informação do Cliente
· Reclamações de Clientes
Dos elementos existentes foi feita a seguinte análise:
· Inquéritos à Satisfação do Cliente
C. Desempenho do Processo e Conformidade do Produto
tendo em conta os indicadores definidos para os vários processos fazemos a seguinte análise:
Processo 1
kÇOPWPKLÇ
lkçlkgçlqkagç
processo Y
nfslkjaolblv,
Conformidade do produto/serviço
D. Estado das Acções Correctivas e Preventivas
A análise e seguimento das Acções Correctivas e Preventivas………. e situações.
E. Seguimento das Acções Resultantes de Revisões Anteriores
Em função da análise feita no exercício anterior foram definidas várias acções sobre as quais se tecem os seguintes comentários:
macnc
F. Alterações que Possam Afectar o Sistema
· Alterações de Estrutura
· Outras alterações
G. Recomendações de Melhoria
Além das referidas nos pontos anteriores acresce….
2 - SAÍDAS
As saídas referentes a melhoria da eficácia do sistema de gestão da qualidade e dos seu processos e à melhoria do produto relacionada com os requisitos do cliente foram referidas em cada um dos pontos atrás referidos.
Listam-se no entanto, alguns pontos, que se considera relevante serem considerados: durante o próximo ano:
- kedssadaf
- ,mw.dsa.,
As necessidades de recursos foram identificadas no…. (nome de planos anuais de objectivos e indicadores) para cada um dos processos.
Foi analisada a política da Qualidade (não tendo/ou tendo) sido identificada necessidade de alteração.
Responsável máximo pela Empresa
jeqlkjsldw 27 de cspkd de 20…
Relatórios de Auditoria
Os dois são conceitos relacionados com a melhoria e é esse o seu principal objectivo.
Auditar, numa linguagem muito simples, significa comparar a realidade com os critérios de auditoria, sendo critérios de auditoria, aquilo que a sua Organização definir no programa de auditorias. Podem existir auditorias com critérios diferentes.
Desta comparação resulta um relatório(normalmente não é uma acta) que, pode ou não conter Não Conformidades. Oportunidades de Melhoria em princípio terão sempre.
Para existir uma Não Conformidade é necessário que se constate o incumprimento daquilo que está especificado.
O conteúdo do relatório(entre outras coisas, Não Conformidades e Oportunidades de Melhoria) deve ser sempre objectivo e imparcial e deve ser fundamento em evidências, ou seja naquilo que de facto viu o auditor (registos, observações, etc...)
A título de exemplo:
" Analisado o processo do cliente nº 2538 - João Auditor da Estrada da Qualidade em Coimbra, constatou-se o seguinte:
No processo existia uma reclamação do cliente, datada de 22 de Janeiro de 2007 sobre o atraso no fornecimento da máquina. Não foi foi possível evidenciar resposta à mesma.
Existia uma segunda carta datada de 02 de Março de 2007 em que o Cliente solicita a devolução do seu dinheiro e informa que já não pretende a máquina, uma vez que o prazo de fornecimento está largamente ultrapassado.
Embora o Comercial entrevistado tenha referido a existência de uma reunião com o cliente, para resolução desta situação, não foi possível evidenciar tal facto."
Até pode ser que o Comercial tenha reunido com o cliente muitas vezes, mas a verdade é que não existe no processo nenhum registo que o comprove.
Claro que não podem existir modelos para os textos dos relatórios de auditorias. O resultado da auditoria varia sempre de caso para caso e tem que ser realizado em função disso.
O nível de crítica? Na minha perspectiva não pode existir critica nenhuma. Pelo menos no texto de uma Não Conformidade. A Não Conformidade descreve o que aconteceu, sem manifestação de opinião, sem censura, sem elogio. Simplesmente fundamentando.
Também não deve ser descrito um texto, que quase peça desculpa ao entrevistado.
sexta-feira, 19 de setembro de 2008
Identificar necessidades de formação
Com alguma demora, como sempre. Não é porque não pense em escrever muitas vezes, mas…
Aliás, devo confessar que sobre esta cláusula, tudo o que tenho para dizer neste momento, está escrito. Só que à mão. Dada a escassez de tempo vou aproveitando as pequenas esperas nas filas, nos intervalos da formação, enquanto espero para uma reunião, … e vou escrevendo em folhas brancas… o problema é que elas não “se passam” para Didaskou.
Hei-de ter que arranjar folhas mais eficientes!
Vamos então ao que interessa. Identificadas as competências necessárias para o desempenho de cada função é necessário identificar quem tem ou não tais competências.
Se quisermos dizer por outras palavras, estamos a falar do levantamento das necessidades de formação.
Uma das formas mais simples e mais directa é comparar as competências que foram identificadas como necessárias para o desempenho de cada função, com aquelas que efectivamente tem quem a desempenha. O conjunto das competências em falta representa as necessidades de formação da Organização.
Se a sua Organização tiver alguma dimensão, o ideal é que além da identificação das competências necessárias, identifique o nível em falta, ou seja; o colaborador não possui a competência conhecimentos de informática. Mas em que nível? Nenhuns conhecimentos? Conhecimentos médios?
Esta classificação pode ser muito útil se, concluída a identificação das necessidades de formação para todas as funções tiver necessidade de definir prioridades por não poder realizar toda a formação em simultâneo.
Com base nas necessidades identificadas e no orçamento disponível define-se o Plano de Formação.
(indo de encontro à questão que coloquei no inicio, se não tiverem sido identificadas necessidades de formação pode não existir Plano. Sejamos realistas quase sempre existem a não ser que a Organização seja muito recente e possua um capital humano acima das necessidades.)
O Plano pode contemplar:
- acções a realizar,
- datas,
- duração,
- grupos de formandos,
- meios (salas, audiovisuais, materiais didácticos, etc. …)
- formadores (internos ou externos)
Estas actividades devem ser registadas. A existência de Formulários de apoio devidamente controlados facilita o registo.
segunda-feira, 8 de setembro de 2008
E desta feita, a Formação
Mas, será mesmo assim?
Depende de qual for a base de tal afirmação. Se for a NP EN ISSO 9001:2000 isto pode não ser verdade.
Para tentar esclarecer um pouco melhor, nos próximos artigos vou referir-me à sub- clausula 6.2.2 – Competência, Consciencialização e Formação
Logo na sua alínea a) diz-nos: determinar a competência necessária para o pessoal que desempenha trabalho que afecta a qualidade do produto;
As divergências podem começar logo aqui. Estamos a falar de que pessoas (de que funções)?
Existem obviamente vários pontos de vista. Na minha opinião são todas! Claro que também entendo que umas mais do que outras. Mas se quisermos dar só um exemplo, a verdade é que, se a(o) recepcionista(o) não desempenhar bem a sua função pode por em causa o desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e a imagem da Organização perante os seus Clientes.
De qualquer forma “Roma e Pavia não se fizeram num dia”. Quero com isto dizer que é difícil identificar as competências para todas as funções de uma só vez, por isso pode começar por identificar aquelas que lhe parecem mais relevantes e depois, passo a passo, já chegará às restantes.
Falemos agora um pouco sobre a forma de concretizar esta actividade.
Não sei se existem receitas… Ou melhor, sei que não.
Existem certamente muitos e bons livros a falar sobre o assunto mas, acima de tudo é necessário identificar a realidade da Organização em causa e encontrar a forma mais adequada em função disso. Não se identificam competências da mesma forma numa Organização de 1 ou 2 pessoas ou numa de 600 ou 700.
De qualquer forma deixo algumas sugestões que podem servir de base ao seu trabalho.
· Na maioria das Organizações o primeiro passo é validar funções (não encontro uma expressão melhor para dizer isto). Quero dizer que é necessário identificar quais as funções que existem, e é útil questionar-se sobre elas. As funções existentes são as que precisa ter para obter os resultados pretendidos? As designações estão adequadas à sua Organização e ao seu conteúdo?
Se não, aproveite para fazer os ajustes que considerar necessários.
(Na realização deste trabalho, estão em análise funções, não as pessoas que as desempenham)
· Questione as chefias sobre o que elas acham que deveria contemplar cada função e que competências acham que seriam necessárias para um bom desempenho
· Compare os resultados e identifique pontos de coincidência
· Analise os resultados finais com um grupo de pessoas (a definir em função da realidade da sua Organização. Pode incluir a pessoa que desempenha a função, a sua chefia, o responsável de Recursos Humanos, …). Esta análise deve responder a:
- São estas as actividades/tarefas que pretendemos que cada função desempenhe?
- As competências identificadas são as adequadas para os resultados que se pretendem atingir?
- Existem actividades/tarefas que podem ser simplificadas/redefinidas?
Identificados os resultados finais (aqueles que a sua Organização considerou como tal), formalize-os e comunique-os (confirme-os, uma vez que elas estiveram envolvidas) às pessoas que desempenham as funções.
E no próximo tratarei das restantes alíneas.
quinta-feira, 4 de setembro de 2008
O Segredo da Melhoria Continua
Houve outrora, na Babilônia, um pobre e modesto alfaiate chamado Enedim, homem inteligente e trabalhador, que não perdia a esperança de vir a ser riquíssimo. Como e onde, no entanto, encontrar um tesouro fabuloso e tornar-se, assim, rico e poderoso? Um dia, parou na porta de sua humilde casa um velho mercador da Fenícia, que vendia uma infinidade de objetos extravagantes. Por curiosidade, Enedim começou a examinar as bugigangas oferecidas, quando descobriu, entre elas, uma espécie de livro de muitas folhas, onde se viam caracteres estranhos e desconhecidos. Era uma preciosidade aquele livro, afirmava o mercador, e custava apenas três dinares.
Era muito dinheiro para o pobre alfaiate, razão pela qual o mercador concordou em vender-lhe o livro por apenas dois dinares.
Logo que ficou sozinho, Enedim tratou de examinar, sem demora, o bem que havia adquirido.
- O tesouro de Bresa já está em seu poder, pois graças ao livro você adquiriu grande saber, que lhe proporcionou os invejáveis bens que possui. Afinal, Bresa significa “saber”…Analogias (colocadas entre parênteses):
quarta-feira, 20 de agosto de 2008
Realizar Procedimentos
Como dizia uma pessoa com quem trabalhei em tempos, o mais difícil é escrever algo numa folha em branco. Ou seja, começar.
Para realizar procedimentos precisamos definir regras para o efeito, caso contrário cada um elabora o procedimento como lhe parecer mais adequado.
Não será por acaso que a Norma obriga a escrever um procedimento sobre Controlo de Documentos… Na minha opinião este é o primeiro procedimento que se escreve.
Mas antes de iniciar a tarefa, consultemos as Normas.
A Norma NP 4433:2005 – Linhas de orientação para a documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade pode ajudar-nos.
No seu ponto 4.5 refere-se aos Procedimentos documentados. A primeira referência que faz é ao formato. Sobre isso já falei.
Logo de seguida fala do conteúdo e sugere que um Procedimento tenha os seguintes conteúdos:
- Título
- Objectivo
- Campo de Aplicação
- Responsabilidade e autoridade
- Descrição das Actividades
- Registos
- Anexos
- Verificação e Aprovação
- Identificação das Alterações
Estes conteúdos podem ser apresentados em campos principais ou podem estar incluídos no formato.
Se consultar o formato que já apresentei neste blog pode verificar que o próprio já inclui: Título, verificação e aprovação e registo das alterações.
Claro que os Campos principais podem ter a designação que a Organização entender adequada, o que importa é que contemple os conteúdos necessários.
Só para exemplificar existem Organizações que utilizam Modo Operativo ou Procedimento, ou, … em vez de Descrição das Actividades.
Escolha, formatos e campos principais e… mãos à obra!
Com o formato e os campos escolhidos comece por escrever o Procedimento para controlo de documentos. Escreva, quais os níveis de documentação da sua empresa e a forma como são tratados desde a sua criação até à sua morte (remoção/retirada de uso).
Não é exigido por nenhuma Norma (pelo menos que eu saiba!), mas é útil definir coisas tão simples como tipo de letra, o tamanho, os campos principais, o significado de cada símbolo (no caso de ir usar fluxogramas), …
O resto, confirme pela cláusula 4.2.3 se não se esquece de definir regras para todas as alíneas.
Terminado esse procedimento, há que passar aos seguintes. Os restantes a que a Norma obriga e aqueles que a sua Organização considerar necessários.
Exemplificando
Desculpem que o aspecto, não é muito bom, mas sou um bocado naba nestas coisas das TIC
http://docs.google.com/Doc?id=dpkc4v4_43dcf5r8gs
Procedimentos para que temas?
- 4.2.3 - Controlo dos documentos - a expressão aparece logo no 2º parágrafo;
- 4.2.4 - Controlo dos registos - a expressão aparece a seguir ao primeiro ponto final;
- 8.2.2 - Auditoria Interna - a expressão aparece no final do 4º parágrafo;
- 8.3 - Controlo do produto Não Conforme - a expressão aparece no final do último parágrafo
- 8.5.2 - Acções Correctivas - a expressão aparece no 2º parágrafo
- 8.5.3 - Acções Preventivas - a expressão aparece no 2º parágrafo.
domingo, 10 de agosto de 2008
Procura-se...quem precise de formação
Lembram-se daquela história de "afinal o que faz realmente sentido para mim?"
Pois aqui vai mais uma consequência da decisão que referi nesse artigo.
Quero oferecer entre um a dois dias mensais do meu trabalho a Organizações que precisem realmente de ajuda.
Com o intuito de poder chegar a mais organizações a oferta vai ser para a actividade formação de preferência na área da Qualidade, mas também poderão ser temas comportamentais.
Esta oferta refere-se ao valor das horas de formação. Os custos de deslocações e eventuais estadias terão sempre que ser suportadas pela Organização.
Se achar que a sua Organização desenvolve uma actividade cujo objectivo principal é ajudar os outros ou se possui uma organização que por qualquer outro motivo considera (e me consegue demonstrar) que precisa realmente de apoio, envie-me um mail manifestando o seu interesse e explicando porque motivo a devo considerar.
Não sei qual será o impacto desta minha iniciativa, de qualquer forma, se os candidatos ultrapassarem a minha capacidade de resposta, reservo-me o direito de escolher entre as Organizações que manifestarem interesse.
Darei noticias das acções realizadas.
A partir deste momento, aguardo solicitações.
sábado, 9 de agosto de 2008
Não será um abuso de poder?
Nestes dias fui visitar os meus pais. o percurso não é muito fácil... mas não é do percurso que vos quero falar.
A determinada altura avistei ao longe uns agentes da GNR, que, logo me apercebi que me iriam mandar parar...
Nunca é uma situação muito agradável.
Mas,... como já aconteceu noutras situações, o Sr. agente mandou-me encostar e indicou a uma jovem que se encontrava ao seu lado que podia fazer o seu trabalho.
A dita jovem disse(não perguntou se eu estava disponível) que me ia fazer umas perguntas e de imediato começou a disparar: De onde vem? para onde vai? porque escolheu este trajecto? etc, etc...
Não me parece nada normal que quem quer que seja que pretenda fazer um questionário use a autoridade para obrigar o cidadão comum a responder... nada mesmo!
Talvez eu esteja a ver mal a coisa, mas isto parece-me um grande abuso de poder quer da parte de quem me manda parar quer da parte de quem usa esta estratégia!
domingo, 3 de agosto de 2008
Uma escolha dificil...
domingo, 27 de julho de 2008
A importância dos fornecedores
Será uma organização responsável pelas falhas dos seus fornecedores?
Sim, na medida em que utiliza os seus bens ou serviços na produção dos bens ou serviços que vai fornecer.
Por esse motivo, é aconselhável que as organizações tomem medidas que assegurem que o nível de desempenho do fornecedor é o pretendido.
A primeira delas é definir uma metodologia de selecção que inclua os critérios adequados ao produto ou serviço que fornecem.
A título de exemplo pode considerar critérios tão simples como:
- experiência;
- certificação,
- pessoal especializado,
- etc...
A segunda e não menos importante é que avalie regularmente o desempenho dos seus fornecedores. Mais uma vez esta avaliação deve ser realizada com base em critérios adequados ao tipo de serviço ou produto que o fornecedor fornece.
A título de exemplo pode entrar em linha de conta com critérios como:
- conformidade dos bens ou serviços,
- capacidade para tratar pedidos especiais,
- rapidez de resposta
- flexibilidade para negociação comercial,
- etc...
Para que estas actividades tenham resultados é necessário que o fornecedor saiba a o resultado da sua avaliação.
Em breve apresentarei alguns modelos que poderão servir de suporte à metodologia.
terça-feira, 15 de julho de 2008
Mas só às vezes...
"O Universo é fantástico pela diversidade! É mesmo.
Mas só às vezes!!!
Dias existem que daríamos tudo para que pelo menos uma pessoa desse enorme planeta fosse capaz de entender o que sentimos, o que pensamos, o que queremos...
comunicar, explicar, entender...
Uma primeira partilha sobre Padrões e Indicadores, uma segunda sobre a Qualidade na prestação de serviços sociais e da saúde(Seminário).
Tudo normal até aqui. No entanto, agora partilhar o que me pareceu relevante.
Um primeiro apontamento para referir que um Instituto (Instituto Superior da Saúde do Alto do Ave) que inclui no programa de uma pós-graduação em Gestão de Organizações Sociais e da Saúde, o módulo Gestão da Qualidade só pode ter todo o meu apreço. Fica registado. E como se não bastasse receberam-me de uma forma extraordinária. Obrigada.
Um segundo para deixar uma mensagem a todos os leitores que trabalham em áreas onde, tradicionalmente a qualidade não era uma preocupação.
Como sabem tenho realizado alguns trabalhos para este tipos de organizações. A principal dificuldade que encontro é que consigam admitir que os utilizadores dos seus serviços são clientes.
Oiço frequentemente o argumento: "... mas nós não podemos satisfazer as expectativas dos clientes porque eles não sabem o que está certo..."
Pois bem, ... este é muitas vezes um bom argumento para que não se mude nada. Usado em excesso, pode impedir-nos de encontrar e implementar melhorias!
Deixem-me pegar por exemplo no caso dos profissionais da saúde. Vou pegar num exemplo que conheço muito bem. A minha mãe tem problema de artroses em estado muito avançado. Os vários médicos de família que foi tendo ao longo do tempo sempre lhe foram receitando alguns comprimidos para redução da dor. Mas com o passar dos anos foi piorando e o médico de família propôs que fosse operada, tendo por isso dado entrada nas famosas lista de espera. Como a dita lista não reduzia tentei identificar um bom ortopedista e levei-a lá.
A primeira coisa que este médico-ortopedista fez foi vir receber a minha mãe à entrada da porta do consultório, cumprimentá-la e apoiá-la para que andasse mais facilmente até à cadeira que estava à frente da sua secretária.
A partir daqui começou a falar com ela como se nada mais importasse à sua volta, fez o seu diagnóstico e foi explicando a cada passo. Exemplificou com os mini-esqueletos (perdoem os leitores da área da medicina, provavelmente não de diz mini-esqueleto) que existiam no consultório porque razão o joelho lhe doía e por fim explicou-lhe as vantagens que poderia obter se fosse operada. Informou-a também dos locais onde a poderia operar através de alguns dos acordos e disse-lhe que se não optasse por ser operada existiam ainda alguns medicamentos que poderiam melhorar a sua qualidade de vida.
A minha mãe estava completamente surpreendida: o médico estava preocupado com ela, explicava-lhe as coisas na linguagem dela,... ela(que à data teria 60 e poucos anos!) nunca tinha tido um médico assim...
Optou por não ser operada ( não tem ADSE nem nada equiparado e a título particular...). Ficou à espera da dita lista. Quando finalmente a chamaram ela foi a uma primeira consulta e voltou de lá decidida.
- Não filha, eu não vou ser operada.
- Então porquê? Já anda com tantas dificuldades... vai ficar muito melhor.
- Se fosse pelo meu ´"medicozinho" agora este. Parecia um sapateiro! Nem olhou para mim... Ele nem tocou no meu joelho!
O que fez a diferença não foi a competência técnica do segundo médico. Isso não está em causa!.
Mas a verdade é que a minha mãe continua a não querer ser operada(embora hoje já ande bastante mal; já passaram mais uns anos).
O motivo? este segundo médico não satisfez as suas expectativas. Não porque não tenha realizado bem a operação(até porque não a fez!) mas porque não soube relacionar-me com o paciente. Não soube falar, explicar,... enfim olhar para quem estava à sua frente como uma pessoa com sentimentos, receios, medos e dores!
Satsifazer as necessidades dos clientes é possível também na saúde e nas organizações sociais, assim os seus profissionais tenham a capacidade de comunicar, explicar, entender,...
domingo, 13 de julho de 2008
Quando a Qualidade ganha prémios
http://www.jf-montelavar.pt/ver_nots.asp?id=25
http://www.jf-montelavar.pt/ver_nots.asp?id=64
quinta-feira, 3 de julho de 2008
Calibrar...
De acordo com a clausula 7.6 – DMM’s, “A organização deve determinar a monitorização e a medição a serem efectuadas e os dispositivos de monitorização e de medição necessários para proporcionar evidência da conformidade do produto com os determinados requisitos. … “
A primeira questão que se coloca é a de saber quais são os dispositivos que estão abrangidos. Todos os que medem ou monitorizam? Isso significa que devem ser calibrados?
Enfim,.. bom senso mais uma vez.
É possível e conveniente estabelecer níveis de controlo diferentes consoante a importância da medição/monitorização a efectuar.
Sempre que o dispositivo é usado para realizar medições ou monitorizações cujos resultados influenciem a decisão de aceitação/validação de um determinado produto ou processo é aconselhável que o dispositivo seja calibrado (obviamente quando estamos a falar de um dispositivo onde isso se aplique).
Em todas as outras situações posso definir níveis de controlo metrológico diferente.
Não tenho a certeza se é claro para todos os leitores o que significa calibrar… algumas pessoas associam calibração a ajuste ou afinação de dispositivos. Calibrar é comparar o resultado da medição de um padrão válido com o resultado da medição do dispositivo em causa. Os resultados desta comparação, normalmente são registados num Certificado/Relatório de calibração. Se existirem desvios nestes resultados, o ajuste dos mesmos já não faz parte da calibração. Isso é outra actividade(ajuste ou reajuste) prevista na NP EN ISO 9001: 2000 na clausula 7.6, alínea b).
Indo agora a questões mais práticas.
O primeiro passo pode ser identificar todos os dispositivos existentes (todos os que são usados para medir ou monitorizar).
O segundo, identificar que tipo de medições faz cada um. Com esta identificação de níveis há que definir as metodologias e programas adequados para cada nível.
Optando pela calibração aqui ficam algumas considerações. É necessário:
- Definir um Plano de calibração ou seja definir de quanto em quanto tempo calibramos cada dispositivo. Este período de tempo deve ser definido tendo em conta um conjunto de factores nomeadamente: resultado de calibrações anteriores, tipo de medições a efectuar pelo dispositivo, idade e frequência de uso do dispositivo, etc.;
- Calibrar o dispositivo no mínimo na periodicidade que definiu (pode optar por calibração externa – sempre em Laboratórios acreditados para o tipo de dispositivo em causa - ou calibração interna. No caso de optar por calibração interna é necessário que o faça face a padrões rastreáveis);
- Definir em que condições considera o dispositivo como bom. Neste ponto não vou entrar em detalhes por considerar que os meus conhecimentos técnicos não são suficientes para isso. Calcular incertezas da medição, da calibração, desvios, e afins… não sei! Se algum leitor quiser dar uma ajuda apresentando um exemplo prático eu gostava. E penso que os restantes leitores também.
De qualquer forma e dizendo isto de uma forma muito simples (provavelmente neste caso até simplista!) o que é necessário é que a organização diga quais os critérios que usa para analisar os resultados da calibração.
- Analisar os resultados da calibração e decidir se o aceito ou não em função das condições que considerei no ponto anterior. E registar essa decisão;
- Em situação de não-aceitação decidir o que fazer com o dispositivo. No caso de não-aceitação o dispositivo deve ser identificado e/ou segregado de forma a evitar o seu uso indevido;
- Se o dispositivo sofrer alguma intervenção pós-calibração (ajuste, reajuste, …) deve voltar a calibrar antes que seja colocado em serviço;
- Identificar o dispositivo de forma a que seja possível ao seu utilizador saber o seu estado de calibração.
Que mais? Só um comentário geral.
As calibrações, especialmente as externas, se realizadas em laboratórios devidamente acreditados, saem muito caras.
Claro que, em determinadas circunstâncias é necessário calibrar. Noutras controlo metrológico é suficiente. É importante que a Organização identifique bem os dispositivos que utiliza para não calibrar por excesso quer em número de dispositivos quer em periodicidades.
Por outro lado, sempre que a Organização possua meios e conhecimentos necessários a calibração interna pode ser uma opção mais económica.
Se tiver um número significativo de Dispositivos faça uma boa análise. Só tem a ganhar com isso.
A Norma NP EN ISO 10012: 2005 - Sistemas de gestão da medição. Requisitos para processos de medição e equipamento de medição é uma boa ferramenta.