Vamos então à elaboração de procedimentos.
Sobre a definição do modelo a usar já falei no artigo Definir formatos e identificar documentos
Os temas para os quais devem existir Procedimentos escritos, referi no artigo anterior.
Vou agora abordar a realização do(s) procedimento(s) propriamente dito.
Como dizia uma pessoa com quem trabalhei em tempos, o mais difícil é escrever algo numa folha em branco. Ou seja, começar.
Para realizar procedimentos precisamos definir regras para o efeito, caso contrário cada um elabora o procedimento como lhe parecer mais adequado.
Não será por acaso que a Norma obriga a escrever um procedimento sobre Controlo de Documentos… Na minha opinião este é o primeiro procedimento que se escreve.
Mas antes de iniciar a tarefa, consultemos as Normas.
A Norma NP 4433:2005 – Linhas de orientação para a documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade pode ajudar-nos.
No seu ponto 4.5 refere-se aos Procedimentos documentados. A primeira referência que faz é ao formato. Sobre isso já falei.
Logo de seguida fala do conteúdo e sugere que um Procedimento tenha os seguintes conteúdos:
- Título
- Objectivo
- Campo de Aplicação
- Responsabilidade e autoridade
- Descrição das Actividades
- Registos
- Anexos
- Verificação e Aprovação
- Identificação das Alterações
Estes conteúdos podem ser apresentados em campos principais ou podem estar incluídos no formato.
Se consultar o formato que já apresentei neste blog pode verificar que o próprio já inclui: Título, verificação e aprovação e registo das alterações.
Claro que os Campos principais podem ter a designação que a Organização entender adequada, o que importa é que contemple os conteúdos necessários.
Só para exemplificar existem Organizações que utilizam Modo Operativo ou Procedimento, ou, … em vez de Descrição das Actividades.
Escolha, formatos e campos principais e… mãos à obra!
Com o formato e os campos escolhidos comece por escrever o Procedimento para controlo de documentos. Escreva, quais os níveis de documentação da sua empresa e a forma como são tratados desde a sua criação até à sua morte (remoção/retirada de uso).
Não é exigido por nenhuma Norma (pelo menos que eu saiba!), mas é útil definir coisas tão simples como tipo de letra, o tamanho, os campos principais, o significado de cada símbolo (no caso de ir usar fluxogramas), …
O resto, confirme pela cláusula 4.2.3 se não se esquece de definir regras para todas as alíneas.
Terminado esse procedimento, há que passar aos seguintes. Os restantes a que a Norma obriga e aqueles que a sua Organização considerar necessários.
Como dizia uma pessoa com quem trabalhei em tempos, o mais difícil é escrever algo numa folha em branco. Ou seja, começar.
Para realizar procedimentos precisamos definir regras para o efeito, caso contrário cada um elabora o procedimento como lhe parecer mais adequado.
Não será por acaso que a Norma obriga a escrever um procedimento sobre Controlo de Documentos… Na minha opinião este é o primeiro procedimento que se escreve.
Mas antes de iniciar a tarefa, consultemos as Normas.
A Norma NP 4433:2005 – Linhas de orientação para a documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade pode ajudar-nos.
No seu ponto 4.5 refere-se aos Procedimentos documentados. A primeira referência que faz é ao formato. Sobre isso já falei.
Logo de seguida fala do conteúdo e sugere que um Procedimento tenha os seguintes conteúdos:
- Título
- Objectivo
- Campo de Aplicação
- Responsabilidade e autoridade
- Descrição das Actividades
- Registos
- Anexos
- Verificação e Aprovação
- Identificação das Alterações
Estes conteúdos podem ser apresentados em campos principais ou podem estar incluídos no formato.
Se consultar o formato que já apresentei neste blog pode verificar que o próprio já inclui: Título, verificação e aprovação e registo das alterações.
Claro que os Campos principais podem ter a designação que a Organização entender adequada, o que importa é que contemple os conteúdos necessários.
Só para exemplificar existem Organizações que utilizam Modo Operativo ou Procedimento, ou, … em vez de Descrição das Actividades.
Escolha, formatos e campos principais e… mãos à obra!
Com o formato e os campos escolhidos comece por escrever o Procedimento para controlo de documentos. Escreva, quais os níveis de documentação da sua empresa e a forma como são tratados desde a sua criação até à sua morte (remoção/retirada de uso).
Não é exigido por nenhuma Norma (pelo menos que eu saiba!), mas é útil definir coisas tão simples como tipo de letra, o tamanho, os campos principais, o significado de cada símbolo (no caso de ir usar fluxogramas), …
O resto, confirme pela cláusula 4.2.3 se não se esquece de definir regras para todas as alíneas.
Terminado esse procedimento, há que passar aos seguintes. Os restantes a que a Norma obriga e aqueles que a sua Organização considerar necessários.
Alguem nos devia ter dado qualidade... :D
ResponderEliminarMuito bem explicado. Beijos
Olá Mauro,
ResponderEliminarque bom "vê-lo" por aqui!
Obrigada pela sua visita ao meu blog! e Acima de tudo pelo comentário.
Também gostaria de vos ter dado qualidade, mas...neste caso não fui a escolhida par o efeito.
Mas já sabe, sempre que precisar, seja o que for que eu saiba, estou aqui!
E quando eu não souber, prometo que encontrarei quem possa ajudar.
beijos e té sempre
mlurdes