E desta feita, a Formação

Quantas vezes se ouve dizer por aí que a Qualidade obriga à existência de um Plano de Formação? Muitas, eu sei!

Mas, será mesmo assim?

Depende de qual for a base de tal afirmação. Se for a NP EN ISSO 9001:2000 isto pode não ser verdade.

Para tentar esclarecer um pouco melhor, nos próximos artigos vou referir-me à sub- clausula 6.2.2 – Competência, Consciencialização e Formação

Logo na sua alínea a) diz-nos: determinar a competência necessária para o pessoal que desempenha trabalho que afecta a qualidade do produto;

A primeira de todas as exigências é a identificação das competências para o pessoal (entenda-se para as funções) que desempenha trabalho que afecta a qualidade do produto.

As divergências podem começar logo aqui. Estamos a falar de que pessoas (de que funções)?

Existem obviamente vários pontos de vista. Na minha opinião são todas! Claro que também entendo que umas mais do que outras. Mas se quisermos dar só um exemplo, a verdade é que, se a(o) recepcionista(o) não desempenhar bem a sua função pode por em causa o desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e a imagem da Organização perante os seus Clientes.

De qualquer forma “Roma e Pavia não se fizeram num dia”. Quero com isto dizer que é difícil identificar as competências para todas as funções de uma só vez, por isso pode começar por identificar aquelas que lhe parecem mais relevantes e depois, passo a passo, já chegará às restantes.

Falemos agora um pouco sobre a forma de concretizar esta actividade.

Não sei se existem receitas… Ou melhor, sei que não.

Existem certamente muitos e bons livros a falar sobre o assunto mas, acima de tudo é necessário identificar a realidade da Organização em causa e encontrar a forma mais adequada em função disso. Não se identificam competências da mesma forma numa Organização de 1 ou 2 pessoas ou numa de 600 ou 700.

De qualquer forma deixo algumas sugestões que podem servir de base ao seu trabalho.

· Na maioria das Organizações o primeiro passo é validar funções (não encontro uma expressão melhor para dizer isto). Quero dizer que é necessário identificar quais as funções que existem, e é útil questionar-se sobre elas. As funções existentes são as que precisa ter para obter os resultados pretendidos? As designações estão adequadas à sua Organização e ao seu conteúdo?
Se não, aproveite para fazer os ajustes que considerar necessários.
(Na realização deste trabalho, estão em análise funções, não as pessoas que as desempenham)

· Questione/observe as pessoas que desempenham as funções sobre o que elas fazem e sobre que competências elas acham que devem ter para poderem fazer bem o que fazem

· Questione as chefias sobre o que elas acham que deveria contemplar cada função e que competências acham que seriam necessárias para um bom desempenho

· Compare os resultados e identifique pontos de coincidência

· Analise os resultados finais com um grupo de pessoas (a definir em função da realidade da sua Organização. Pode incluir a pessoa que desempenha a função, a sua chefia, o responsável de Recursos Humanos, …). Esta análise deve responder a:

- A Organização tem as funções que deve (precisa) ter?
- São estas as actividades/tarefas que pretendemos que cada função desempenhe?
- As competências identificadas são as adequadas para os resultados que se pretendem atingir?
- Existem actividades/tarefas que podem ser simplificadas/redefinidas?

Identificados os resultados finais (aqueles que a sua Organização considerou como tal), formalize-os e comunique-os (confirme-os, uma vez que elas estiveram envolvidas) às pessoas que desempenham as funções.

E no próximo tratarei das restantes alíneas.